لماذا تهم عملية الشراء: دليل مدعوم بالبيانات

إذا كنت تقرأ هذا ، فأنت تعرف بالفعل عملية الشراء  الأمور. ولكن بين معرفة أنه من المهم وإثبات قيمته للمدير المالي الخاص بك - أو إصلاح نظام مكسور - فإن الفجوة الضخمة التي تكلف المنظمات الملايين. 

لقد تجاوزنا النظرية. يقدم هذا الدليل الأدلة والأطر والأفكار القابلة للتنفيذ التي تحتاجها لتحويل المشتريات من مركز التكلفة إلى سلاح استراتيجي. 

 

1. ما وراء اللوح: ما يعنيه "المهم" حقًا 

 

لنكن واضحين: عندما نقول "العملية في المشتريات مهمة للغاية" ، نحن لا نتحدث عن اتباع الخطوات البيروقراطية. نحن نتحدث عن إنشاء نظام قابل للتكرار يولد نتائج يمكن التنبؤ بها. 

ما الذي يفصل المشتريات ذات المستوى العالمي عن البقية؟

لا تقوم المنظمات ذات الأداء الأعلى بمعالجة أوامر الشراء بشكل أسرع. إنهم يستفيدون من عملية المشتريات الخاصة بهم: 

• قفل بنسبة 8.5 ٪ وفورات في التكاليف (مجموعة هاكيت)  

• تحقيق معدلات الامتثال 95 ٪+  

• تقليل التعرض لمخاطر العرض بنسبة تصل إلى 40 ٪  

• قطع أوقات دورة المصادر بنسبة 30-50 ٪    

الفرق ليس النية - إنه تنفيذ. ويبدأ هذا التنفيذ بفهم ما تبنيه بالضبط ولماذا. 

 

2. الأدلة: أربعة أعمدة لقيمة المشتريات 

 

عمود 1: التأثير المالي يتجاوز وفورات التكاليف  

يتحدث الجميع عن المدخرات ، لكن العمليات الناضجة توفر القيمة المالي المعقدة التي تهتم بها بالفعل: 

 

تحسين رأس المال العامل: 

• شروط الدفع الممتدة التي تم التفاوض عليها من خلال الهيكل إدارة المورد 

• خصومات الدفع المبكرة التي تم التقاطها من خلال عمليات الفاتورة المبسطة

• تخفيض المخزون من خلال تخطيط طلب أفضل

 

إجمالي التكلفة لإدارة الملكية (TCO): 

تقييم قوى العملية منظمة تتجاوز سعر الوحدة. النظر في مثال التصنيع هذا: 

 

عنصر التكلفة	النهج التقليدي	نهج العملية الاستراتيجية
سعر الوحدة	$100	$105
الشحن	$15	$12 (موحدة)
عوائد الجودة	معدل عيب 8 ٪	2 ٪ معدل عيب
شروط الدفع	صافي 30	صافي 60
التكلفة الفعالة	$127.40	$119.60

 

يكلف المورد "أرخص" في الواقع 6.5 ٪ عندما تمثل الصورة الكاملة.   

 

عمود 2: تخفيف المخاطر الذي يعمل بالفعل  

رد الفعل إدارة المخاطر  يكلف 3-5x أكثر من الوقاية الاستباقية. عملية منضبطة تبني الحماية من خلال: 

 

المورد فحص هذا يهم: 

• مراقبة الصحة المالية (درجات D&B ، سجل الدفع)     

• تقييم المخاطر الجيوسياسية

• التحقق من خطة استمرارية العمل

• تتبع شهادة الامتثال

 

إدارة العقود هذا يمنع المشاكل: 

اكتشف أحد العملاء أن 23 ٪ من العقود النشطة لديها جمل تجديد تلقائي لم يريدوا. كانت "العملية غير الرسمية" تكلفهم 2.3 مليون دولار سنويًا في تجديدات غير ضرورية.    

 

عمود 3: الامتثال يمكنك قياسه  

"إن إنفاق الظل "ليس مجرد مشكلة تحكم - إنه تسرب مالي. عادة ما ترى المنظمات ذات عمليات الشراء الضعيفة عادة:  

• 15-25 ٪ من الإنفاق الذي يحدث خارج القنوات المعتمدة 

• بنسبة 40 ٪ إنفاق مافريك أعلى خلال فترات النمو السريع  

• 3x المزيد من انتهاكات الامتثال في الصناعات المنظمة 

تسترد عملية موثقة مع عناصر التحكم المناسبة 80-90 ٪ من الإنفاق المارق في غضون ربعين.     

 

عمود 4: العلاقات الاستراتيجية التي تدفع الابتكار  

شراء المعاملات يحصل على ترتيب اليوم. الشراء الاستراتيجي يؤمن ميزة الغد. 

خط أنابيب الابتكار: 
عندما تتجاوز مفاوضات الأسعار إلى تطوير الموردين المنظم ، فإنك تفتح:

• فرص تطوير المنتجات المشتركة

• الوصول الحصري إلى التقنيات الجديدة

• مزايا السوق الأولى

• مبادرات تحسين مستمرة مشتركة

الفضل أحد الموردين للسيارات في برنامج الابتكار المهيكلة الخاص به مع 42 ٪ من ملفات براءات الاختراع على مدار خمس سنوات.   

 

3. تكلفة الحصول عليها خاطئة: عواقب حقيقية 

 

العمليات السيئة لها آثار واضحة وقابلة للقياس: 

أمثلة التسرب المالي: 

• فقدت شركة تكنولوجيا 4.7 مليون دولار سنويًا من خلال تجديد ترخيص البرامج غير المُدارة  

• دفع تاجر تجزئة 22 ٪ أعلى من السوق للخدمات اللوجستية بسبب التعاقد المجزأة  

• تكبدت الشركة المصنعة 850 ألف دولار في الإسراع في الربع وحده  

الآثار التشغيلية: 

• 35 ٪ وقت طويل للوقت للمنتجات الجديدة 

• 50 ٪ من اضطرابات العرض 

• 28 ٪ درجات أداء الموردين أقل 

ESG أعمى:  
بدون عملية صارمة ، تظل التزامات ESG وعودًا فارغة. اكتشفت إحدى شركات السلع الاستهلاكية أن 60 ٪ من الموردين "المستدامين" لا يمكنهم توفير وثائق الامتثال الأساسية عند تدقيقها.

 

4. الإطار: خمسة مكونات من التميز في المشتريات 

 

المكون 1: التخطيط الاستراتيجي والذكاء  

• إنفاق التحليل الذي يتجاوز التصنيف لتحديد فرص الرفع

• استخبارات السوق متكاملة في استراتيجية تحديد المصادر

• محاذاة أصحاب المصلحة من خلال الحوكمة الرسمية

نصيحة التنفيذ: ابدأ مع خارطة طريق إدارة فئة مدتها 12 شهرًا تتوافق مع أهداف العمل ، وليس فقط أهداف المشتريات. 

 

المكون 2: إدارة الموردين التي تقدم النتائج  

يضمن النهج المتدرج الأهمية الاستراتيجية لمطابقة الموارد: 

 

طبقة	معايير	نهج الإدارة
استراتيجية	أعلى 10 ٪ من الإنفاق/التأثير	مراجعات الأعمال الفصلية والتخطيط المشترك وورش عمل الابتكار
تَأثِير	ارتفاع الإنفاق ، تمايز منخفض	إدارة الأداء ، تحسين التكلفة المستمر
المعاملات	انخفاض الإنفاق ، مخاطر منخفضة	عمليات مبسطة ، بوابات الخدمة الذاتية

 

المكون 3: محرك المصدر إلى العقد  

يحتاج قلب عمليتك إلى دقة: 

تطوير RFX  هذا يحصل على النتائج:

• تتماشى المعايير المرجحة مع أهداف العمل (وليس فقط السعر)

• تحليل السيناريو لاستراتيجيات الجوائز المختلفة

• تقييمات قدرة المورد بما يتجاوز ما هو على الورق

تخطيط التفاوض الذي يفوز: 

تحدث المفاوضات الأكثر نجاحًا قبل أن يجلس أي شخص على الطاولة. يجب أن يشمل التحضير: 

• أفضل بديل لتعريف الاتفاقية (BATNA) 

• تخطيط الامتياز مع المفاضلات الواضحة

• محاذاة أصحاب المصلحة في مواقف المشي

 

المكون 4: شراء كفاءة للدفع  

يؤدي تحسين هذه المنطقة عادة إلى توليد 200-300 ٪ من العائد على الاستثمار:     

• إدارة الكتالوج الإلكترونية

• أتمتة المباراة ثلاثية الاتجاه

• برامج الخصم الديناميكي

 

المكون 5: إدارة الأداء مع الأسنان  

ما يتم قياسه يتم إدارة. تشمل المقاييس الأساسية: 

• وفورات التكلفة كنسبة مئوية من الإنفاق المعالجة 

• وقت دورة الشراء حسب الفئة

• أداء المورد ضد SLAs 

• معدلات الامتثال العملية

 

5. خريطة طريق التنفيذ: مقاربات داخلية مقابل الشريك 

 

المسار أ: بناء التميز الداخلي

المرحلة 1: التقييم (الأسابيع 1-4)      

• تقييم النضج العملية

• إنفاق التحليل وتحديد الفرص

• مقابلات أصحاب المصلحة ورسم خرائط نقطة الألم

المرحلة 2: تطوير الاستراتيجية (الأسابيع 5-8)      

• تطوير استراتيجية الفئة

• تقييم مكدس التكنولوجيا

• تقييم التصميم التنظيمي وتقييم القدرة

المرحلة 3: التنفيذ (أشهر 3-9)      

• إعادة تصميم وتوثيق العملية

• تنفيذ التكنولوجيا

• تغيير الإدارة والتدريب

المرحلة 4: التحسين (مستمر)  

• مراقبة الأداء

• مبادرات التحسين المستمر

• تنمية القدرة

 

المسار ب: متى يفكر في الدعم الخارجي

A شريك المشتريات من المنطقي متى: 

• تفتقر إلى خبرة فئة محددة

• الموارد الداخلية مقيدة

• تحتاج إلى تحول سريع

• ذكاء السوق الموضوعي أمر بالغ الأهمية

اختيار الشريك المناسب: 

• ابحث عن خبرة فئة مقدمة ، وليس فقط معرفة المشتريات العامة

• تتطلب نماذج تسعير شفافة تتماشى مع نتائجك

• تقييم تقنيتهم ​​وقدراتهم التحليلية

• اطلب دراسات حالة محددة مع نتائج قابلة للقياس

 

6. من المعرفة إلى العمل: خطواتك التالية 

 

فهم سبب المسائل الشراء هو نقطة البداية. اتخاذ الإجراء هو ما يفصل قادة السوق عن البقية. 

إجراءات فورية (هذا الأسبوع): 

1. إجراء تحليل للإنفاق سريع - ما هي النسبة المئوية مع الموردين المفضلين؟

2. راجع أفضل 5 عقود - هل تفهم جميع الشروط وتواريخ التجديد؟  

3. مسح أصحاب المصلحة الداخلية - ما هي أكبر نقاط ألم المشتريات؟

التخطيط الاستراتيجي (90 يومًا القادم):   

1. تطوير حالة عمل لتحسين العملية باستخدام البيانات في هذا الدليل

2. قم بإنشاء مصفوفة تحديد أولويات الفئة بناءً على الإنفاق والأهمية الاستراتيجية

3. إنشاء مقاييس أساسية لأداء المشتريات الحالي الخاص بك

قم بتنزيل مجموعة أدوات التقييم الصحي للمشتريات

احصل على قائمة المراجعة التفصيلية التي نستخدمها مع العملاء لتقييم نضج المشتريات وتحديد الفرص السريعة. 

[تنزيل الآن - يتضمن قالب حاسبة العائد على الاستثمار وقوالب العمل]  

حدد موعدًا لجلسة استراتيجية المشتريات

يمكن أن يساعدك المتخصصون في تقييم حالتك الحالية وبناء خريطة طريق للتحول في استشارة مدتها 30 دقيقة.   

 

الأسئلة المتداولة: التميز في عملية المشتريات

 

1. س: كيف نحصل على أقسام أخرى (مثل التسويق أو البحث والتطوير) لمتابعة عملية المشتريات دون إنشاء احتكاك؟ 

ج: هذا تحدي إدارة التغيير ، وليس تحديًا إجرائيًا. المفتاح هو تضمين نفسك كميسر ، وليس حارس البوابة. تعيين شركاء أعمال المشتريات إلى الإدارات الرئيسية لفهم أهدافهم في وقت مبكر. استراتيجيات فئة التنمية المشتركة معهم واستخدام لغتهم-الالتزام بعملية الإطارات كوسيلة "لضمان إطلاق الحملة لا تتأخر بسبب قضايا العقد" أو "حماية الملكية الفكرية أثناء تعاون البائعين." 

 

2. س: شركتنا صغيرة جدًا بالنسبة لبرنامج الموردين متعدد المستويات. ما هي العملية الدنيا التي نحتاجها؟ 

ج: التركيز على "القلة الحاسمة". ابدأ باستبيان المورد الإلزامي لأي بائع جديد على عتبة الإنفاق المحددة. قم بتنفيذ مستودع عقد مركزي بسيط (حتى محرك مشترك مع قالب قياسي). الأهم من ذلك ، قم بإنشاء مراجعة ربع سنوية للأعمال مع أفضل 3-5 مورديك عن طريق الإنفاق أو التأثير. وهذا يغطي 80 ٪ من القيمة مع 20 ٪ من الجهد.         

 

3. س: ما هي الجمل المحددة في العقد الذي يحمينا من اضطرابات سلسلة التوريد؟ 

ج: ما وراء القوة القياسية ، الإصرار على الإفصاح عن خطة استمرارية العمل المفصلة والبنود الحق في الحصول على المرونة التشغيلية. أيضًا ، قم بتضمين التزامات تخزين المخزون ومتطلبات مسار الشحن البديلة. هذه البنود الاستباقية أكثر فعالية من الجمل الجزائية بعد حدوث اضطرابات بالفعل. 

 

4. س: نحن ننفذ برنامج شراء جديد. كيف نضمن أن فريقنا يستخدمه بالفعل ونحصل على عائد على استثماراتنا؟ 

ج: تفشل التكنولوجيا دون اعتماد. قم بتشغيل عملية تجريبية موازية (Way Old Way مقابل New Way) لمدة شهر واحد وعرض التوفير الزمني بشكل كمي. تحديد وتمكين "أبطال العملية" في كل فريق. الأهم من ذلك ، دمج البرنامج مؤشرات الأداء الرئيسية  في أهداف الأداء الفردية - ما يتم قياسه ومكافأته. 

 

5. س: كيف يمكننا قياس تأثير وظيفة المشتريات على الابتكار ، وليس فقط وفورات التكلفة؟ 

ج: تتبع المؤشرات الرائدة ، وليس فقط البيانات المالية. قم بإنشاء مقاييس مثل: "عدد التحسينات التي تم إدخالها على المنتجات الموردة المعتمدة" ، "النسبة المئوية للمشاريع ذات المشاركة المبكرة في وقت مبكر" ، أو "تخفيض وقت البحث والتطوير المنسوبة إلى تعاون الموردين". هذا يحول تصور المشتريات من محلات التكلفة إلى المؤرخين القيمة. 

 

6. س: ما هي الأخطاء الأكثر شيوعًا التي ترتكبها الشركات عند محاولة تحسين عملية الشراء لأول مرة؟ 

ج: يحاولون غلي المحيط. يقومون بتصميم عملية "مثالية" من طرف إلى طرف معقدة للغاية تنهار تحت وزنها. تبدأ التحولات الأكثر نجاحًا عن طريق اختيار فئة مؤلمة وعالية الوضوح (مثل وكالات العمل أو الوكالات التسويقية الطارئة) ، وإصلاح هذه العملية بالكامل ، واستخدام الفوز السريع لبناء الزخم للتشغيل الأوسع. 

 

7. س: غالبًا ما تكون طلباتنا ملحة للغاية لعملية تقديم عطاءات تنافسية كاملة. ما هي الطريقة المتوافقة للتعامل مع هذا؟ 

ج: إنشاء بروتوكول "احتياجات عاجلة" معتمدة مسبقًا. يتضمن ذلك الحفاظ على مجموعة من الموردين للفئات الحرجة الذين وافقوا بالفعل على الأسعار والشروط التي تم تفاوضها مسبقًا. عندما تضرب الطوارئ ، يمكنك إصدار جائزة مباشرة من هذا المجمع وتوثيق التبرير بموجب بروتوكول "الحاجة الملحة" ، والحفاظ على كل من السرعة والامتثال. 

 

8. س: كيف يمكننا دمج عوامل ESG (البيئية والاجتماعية والحوكمة) بشكل فعال دون أن تكون مجرد تمرين "مربع اختيار"؟     

ج: تجاوز الاستبيانات. دمج مقاييس ESG مباشرة في بطاقة الأداء المورد الخاص بك مع أوزان ذات معنى (على سبيل المثال ، 15-20 ٪ من إجمالي تقييم الأداء). قم بإجراء عمليات تدقيق فورية على مجموعة فرعية من الموردين الأهمية. الأهم من ذلك ، تشمل أداء ESG كمعايير بوابة غير قابلة للتفاوض لتجديد العقود ، مما يجعله ضروريًا للرجال ، وليس فكرة لاحقة.         

 

9. س: ما هو دور المشتريات في شركة تشارك بشدة في عمليات الدمج والاستحواذ (M&A)؟   

ج: المشتريات أمر بالغ الأهمية لتكامل ما بعد الاندماج والاجتهاد الواجب. أثناء العناية الواجبة ، تقوم المشتريات بتقييم عقود مورد الهدف ، وتحديد الالتزامات والمخاطر والتآزر لتوفير التكاليف. بعد الاستحواذ ، تقود المشتريات الجهود المبذولة لترشيد قاعدة الموردين المشتركة ، والاستفادة من قوة الإنفاق المتزايدة ، ودمج العمليات المتباينة على منصة واحدة.