خدمات المشتريات للشركات الصغيرة B2B: دليل للاستعانة بمصادر خارجية وESG   

إذا كنت مؤسسًا أو قائدًا لشركة صغيرة أو متوسطة الحجم، فأنت ترتدي عددًا لا يحصى من القبعات. أنت صاحب الرؤية، ورئيس المبيعات، وفي كثير من الأحيان، كبير موظفي المشتريات بشكل افتراضي. وهذا يعني أنك على الأرجح تقضي ساعات ثمينة في مقارنة عروض أسعار الموردين، وإدارة طلبات الشراء، والتنقل في تفاصيل العقد - وكل ذلك بينما تتساءل عما إذا كنت تحصل حقًا على أفضل قيمة أو تعرض شركتك للمخاطر دون قصد. 

هذه هي معضلة المشتريات العالمية للشركات الصغيرة: وقتك ومواردك محدودة، ولكن تعقيد شراء السلع والخدمات ليس كذلك. هذا الدليل يتخطى هذا التعقيد. نحن لا نشرح فقط ماهية المشتريات B2B؛ نحن نقدم إطارًا واضحًا وقابلاً للتنفيذ لمساعدتك في تحديد ما إذا كنت تريد بناء هذه الوظيفة داخليًا، أو الاستعانة بمصادر خارجية للخبراء، أو الاستفادة من التكنولوجيا - وكيفية تضمين الممارسات المستدامة من البداية.   

 

لماذا تفشل نصائح المشتريات القياسية الشركات الصغيرة؟

تتم كتابة معظم الأدلة المتعلقة بمشتريات B2B للشركات الكبيرة التي لديها فرق مخصصة وميزانيات تبلغ مليون دولار. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، فإن الواقع مختلف تمامًا. تحدياتك فريدة من نوعها:   

• فجوة الخبرة: لا يمكنك تحمل تكلفة تعيين كبير موظفي المشتريات، ولكنك في حاجة ماسة إلى مهارات تحديد المصادر الإستراتيجية لتجنب دفع مبالغ زائدة أو اختيار شركاء غير موثوقين. 

• معضلة الحجم: قد لا تمنحك أحجام طلباتك الخصومات الكبيرة التي تتطلبها المؤسسات الكبيرة، مما يعرضك لخسارة دائمة من حيث التكلفة. 

• النقطة العمياء الخاصة بالامتثال: هل موردوك سليمون من الناحية الأخلاقية؟ هل تتوافق مع اللوائح البيئية (E)، والاجتماعية (S)، والحوكمة (G) المتطورة؟ بالنسبة لفريق صغير، فإن إجراء هذه العناية الواجبة يكاد يكون مستحيلاً، إلا أن المخاطر المتعلقة بالسمعة والمخاطر المالية حقيقية للغاية.      

• استنزاف الوقت: الساعات التي تقضيها يدويًا في تحديد المصادر والتدقيق والتفاوض مع الموردين هي ساعات مأخوذة من تنمية أعمالك الأساسية. تكلفة الفرصة البديلة هائلة. 

إن فهم هذه الضغوط الفريدة هو الخطوة الأولى نحو بناء وظيفة شراء لا تؤدي وظيفتها فحسب، بل تتفوق أيضًا. 

 

ما هو أبعد من الشراء: ما الذي تفعله خدمات المشتريات الحديثة بين الشركات فعليًا

 

عندما نتحدث عن " خدمات المشتريات B2B  "،" نحن لا نتحدث عن خدمة بسيطة لتقديم الطلب. فكر في وكيل المشتريات المحترف باعتباره امتدادًا لفريقك، أو شريكًا استراتيجيًا يتولى دورة حياة سلسلة التوريد بأكملها. وتشمل خدماته الأساسية:  

المصادر الإستراتيجية وتحديد الموردين: إنهم لا يستخدمون Google فقط. إنهم يستفيدون من الشبكات العالمية ومعلومات السوق للعثور على الموردين الذين لن تجدهم بمفردك، وغالبًا ما يكون ذلك في مناطق تنافسية أو مناطق متخصصة من حيث التكلفة.

التفاوض وإدارة العقود: هذا هو المكان الذي يكسبون فيه رزقهم. إنهم يفهمون نماذج التكلفة الإجمالية (وليس فقط سعر الوحدة) ويتفاوضون على الشروط التي تحميك، بما في ذلك اتفاقيات مستوى الخدمة الخاصة بالجودة، وشروط الدفع، وبنود المسؤولية.  

فحص تنوع الموردين والامتثال للمعايير البيئية والاجتماعية والحوكمة: ستقوم الخدمة الاحترافية بتقييم الموردين المحتملين بشكل منهجي وفقًا للمعايير البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG). هذا ليس مجرد "شيء جميل أن يكون لديك"؛ إنها استراتيجية حاسمة لتخفيف المخاطر وخلق القيمة. إنها تضمن أن تكون سلسلة التوريد الخاصة بك مرنة وأخلاقية ومتوافقة مع توقعات المستهلك والمستثمر الحديثة.    

أتمتة العمليات وتحليلات الإنفاق: يقومون بتنفيذ وإدارة منصات الشراء التي تمنحك رؤية حول أين يذهب كل دولار، وتحديد فرص الادخار وتبسيط الموافقات. 

 

مفترق طرق الشركات الصغيرة والمتوسطة: البناء أم الشراكة أم الأتمتة؟

 

هذا هو القرار الأكثر أهمية الذي ستتخذه. لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع، ولكن الملف التعريفي لشركتك يشير بقوة إلى المسار الأمثل. فيما يلي تفصيل لخياراتك الأساسية الثلاثة: 

 

 

الخيار 1: فريق DIY الداخلي    

• الأفضل ل: الشركات التي لديها احتياجات شراء يمكن التنبؤ بها ومنخفضة التعقيد وشخص من الموظفين يتمتع بالنطاق الترددي والمهارة اللازمة لإدارتها. 

• الواقع: غالبًا ما تصبح هذه مهمة "غير مملوكة" تقع على عاتق مدير العمليات أو المدير المالي المشغول بالفعل. وبدون خبرة مخصصة، فإنك تفوت فرصة تحقيق وفورات استراتيجية وارتكاب أخطاء مكلفة في اختيار الموردين. 

 

الخيار 2: الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة المشتريات B2B أو وكيل  

• الأفضل ل: الغالبية العظمى من الشركات الصغيرة. هذا هو سلاحك السري. إذا كان لديك إنفاق متزايد أو معقد، وتفتقر إلى الخبرة الداخلية، وتحتاج إلى التركيز على منتجك أو خدمتك الأساسية، فإن الاستعانة بمصادر خارجية هو المسار الأكثر كفاءة وفعالية. 

• الواقع: يمكنك الوصول الفوري إلى المعرفة المتخصصة والقوة التفاوضية. يمكنك تحويل مركز التكلفة (الرواتب) الثابت الذي يصعب إدارته إلى حساب متغير يعتمد على الأداء. يعمل أفضل الوكلاء وفق نموذج المشاركة في الربح، مما يعني أن نجاحهم مرتبط بمدخراتك. 

 

الخيار 3: اعتماد أ منصة/برنامج المشتريات B2B 

• الأفضل ل: الشركات التي أنشأت بالفعل عمليات الشراء الأساسية وتحتاج إلى توسيع نطاقها بكفاءة. يقوم البرنامج بأتمتة الطلب والموافقات ولكنه لا يوفر القدرة العقلية للمصادر الإستراتيجية. 

• الواقع: المنصة هي أداة وليست استراتيجية. إنها تتفوق في تطبيق سياسات الإنفاق وخلق الرؤية ولكنها لن تجد لك موردين جدد أو أفضل أو أرخص من تلقاء نفسها. 

 

إطار القرار الخاص بك: 

اسأل نفسك هذه الأسئلة: 

1. هل إنفاقنا السنوي على السلع والخدمات كبير (> 500 ألف دولار) ومعقد؟     (نعم => اتجه نحو الخدمة)

2. هل لدينا موظف لديه الوقت والمهارة المخصصة لإدارة هذا الأمر بشكل استراتيجي؟ (لا => اتجه نحو خدمة أو منصة)

3. هل تعتبر إدارة الحوكمة البيئية والاجتماعية والحوكمة/الاستدامة في سلسلة التوريد لدينا أولوية أم متطلبات امتثال؟ (نعم => من المؤكد تقريبًا أن الخدمة مطلوبة)

4. هل حاجتنا الأساسية هي التحكم في الإنفاق الداخلي وأتمتة الموافقات؟ (نعم => قد تكون المنصة بداية جيدة).

إذا أجبت بـ "نعم" على السؤالين 1 أو 3، فإن خدمة المشتريات هي خيارك الأقوى.     

 

بناء استراتيجية مشتريات مستدامة: إطار عمل قابل للتنفيذ من 5 خطوات  

 

تنفيذ أ استراتيجية الشراء المستدامة  لا يتعلق بالمثالية. يتعلق الأمر بمرونة الأعمال على المدى الطويل. وإليك كيفية القيام بذلك، سواء كنت تعمل داخليًا أو مع وكيل. 

 

 

الخطوة 1: التدقيق الداخلي وتحديد الأهداف  

إجراء تحليل الإنفاق. أين تذهب أموالك؟ ثم حدد أهدافًا ذكية. مثال: "في غضون 18 شهرًا، سيتم اعتماد 30% من موردينا النشطين وفقًا لبطاقة الأداء الجديدة الخاصة بالحوكمة البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG)، وسوف نقوم بتقليل استخدام البلاستيك لمرة واحدة في عبواتنا بنسبة 50%."        

 

الخطوة الثانية: تطوير أ قواعد سلوك الموردين 

قم بتوثيق الأشياء غير القابلة للتفاوض. وينبغي أن يشمل ذلك الممارسات البيئية (إدارة النفايات، وانبعاثات الكربون)، والمسؤولية الاجتماعية (معايير العمل، والتنوع والشمول)، والحوكمة (مكافحة الرشوة، والأخلاق). 

 

الخطوة 3: دمج ESG في تقييم الموردين 

وهذا هو جوهر التنفيذ. تجاوز التكلفة والجودة. قم بإنشاء بطاقة أداء للمورد تتضمن: 

• البيئية: هل لديهم نظام للإدارة البيئية؟ هل يمكنهم الإبلاغ عن بصمتهم الكربونية؟ 

• اجتماعي: هل يمكنهم إظهار أجور عادلة وظروف عمل آمنة في منشآتهم؟ 

• الحكم: هل يتمتعون بالشفافية فيما يتعلق بملكيتهم وممارساتهم التجارية؟ 

 

الخطوة 4: التنفيذ مع شريكك  
إذا كنت تستخدم وكيل المشتريات، فهذا هو المكان الذي يأخذون فيه زمام المبادرة. سوف يستخدمون بطاقة الأداء الخاصة بك لفحص الموردين الجدد وإجراء عمليات التدقيق على الموردين الحاليين. إذا كنت داخليًا، فيجب عليك تطبيق هذه المعايير بشكل منهجي على جميع أحداث تحديد المصادر الجديدة.

الخطوة 5: المراقبة والإبلاغ والتحسين  
تتبع تقدمك باستخدام مؤشرات أداء رئيسية واضحة. تشمل المقاييس الرئيسية:

• النسبة المئوية للإنفاق مع الموردين المتوافقين مع المعايير البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG). 

• خفض البصمة الكربونية في سلسلة التوريد

• الإنفاق على تنوع الموردين (على سبيل المثال، النسبة المئوية مع الشركات المملوكة للأقليات/النساء)

• عدد حالات عدم المطابقة الخاصة بتدقيق الموردين

التقارير المنتظمة تجعلك مسؤولاً وتسمح لك بسرد قصة مؤثرة لعملائك ومستثمريك. 

 

اختيار شريك المشتريات B2B الخاص بك: قائمة التحقق الأساسية  

 

 

لا يتم إنشاء كافة خدمات المشتريات على قدم المساواة. أنت بحاجة إلى شريك، وليس مجرد بائع. استخدم قائمة المراجعة هذه أثناء عملية الاختيار: 

1. تجربة مثبتة للشركات الصغيرة والمتوسطة: "هل يمكنك تقديم 2-3 دراسات حالة من شركات بحجمنا وفي مجال صناعتنا؟" ابحث عن نتائج ملموسة — نسب توفير محددة أو تحسينات في العملية.     

2. قدرات التوريد المستدامة: "أطلعني على عملية فحص بيانات اعتماد المعايير البيئية والاجتماعية والحوكمة الخاصة بالمورد. هل يمكنك مشاركة عينة من استبيان تقييم الموردين الخاص بك؟" يجب أن تكون إجابتهم مفصلة وقائمة على المنهجية. 

3. التكنولوجيا والشفافية: "ما نوع منصة إعداد التقارير وتحليلات الإنفاق التي تقدمها؟ هل يمكنني رؤية نموذج للوحة التحكم؟" أنت بحاجة إلى رؤية في الوقت الفعلي، وليس مجرد تقرير PDF شهري.   

4. محاذاة هيكل الرسوم: "هل نموذج التسعير الخاص بك شفاف؟ هل تعمل على أساس مشاركة المكاسب المرتبطة بالمدخرات التي تقدمها؟" يؤدي هذا إلى مواءمة حوافزهم بشكل مباشر مع نجاحك. 

5. الملاءمة الثقافية والتواصل: "من سيكون جهة الاتصال اليومية لدينا؟ ما هي أوقات الاستجابة القياسية لديك؟" أنت تدخل في شراكة وثيقة؛ عليك أن تشعر بالثقة في موثوقيتهم وأسلوب تواصلهم. 

 

خطة العمل الخاصة بك: الخطوات التالية نحو التميز في مجال المشتريات

 

المعرفة الآن لك. حان الوقت لاتخاذ الإجراءات اللازمة. إليك خريطة الطريق البسيطة المكونة من ثلاث خطوات: 

1. قم بإجراء تقييم ذاتي سريع: استخدم إطار القرار أعلاه لتعزيز اتجاهك. بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة، سيشير هذا إلى استكشاف خدمات المشتريات المتخصصة. 

2. قم بإعداد قائمة مختصرة: بناءً على قائمة التدقيق، حدد 2-3 شركاء محتملين لخدمة المشتريات. ابحث عن أولئك الذين يتحدثون بمصداقية عن توفير التكاليف و  مصادر مستدامة وأخلاقية. 

3. ابدأ محادثة: تواصل مع المشاورات الأولية. سيطرح الشريك الجيد أسئلة ثاقبة حول أهداف عملك وتحدياته، وليس فقط تقديم حزمة خدمات عامة على الفور. 

 

تمت الإجابة على أسئلتك المتعلقة بخدمات المشتريات في مجال B2B 

 

لديك أسئلة. لقد حصلنا عليه. اتخاذ قرار بالعمل مع أ شريك المشتريات  إنها خطوة كبيرة، ومن الطبيعي أن تكون لديك بعض المخاوف. نحن هنا لتوضيح الأمور. 

فيما يلي إجابات لبعض الأسئلة الأكثر شيوعًا التي نتلقاها. 

 

1. س: كم من الوقت يستغرق عادةً الانضمام إلى خدمة المشتريات والبدء في رؤية النتائج؟ 

A: لكي نكون صادقين، لا ينبغي أن تتوقع السحر بين عشية وضحاها، ولكن لا ينبغي عليك أيضًا الانتظار لعدة أشهر. تستغرق عملية الإعداد النموذجية، حيث نتعرف على أعمالك ونحلل إنفاقك ونتكامل مع أنظمتك، من 2 إلى 4 أسابيع تقريبًا. ستلاحظ غالبًا وفورات "مربحة بسرعة" خلال أول 30 إلى 60 يومًا على العناصر القابلة للتفاوض بسهولة، في حين أن مشاريع المصادر الإستراتيجية الأكثر تعقيدًا يمكن أن تستغرق من 3 إلى 6 أشهر لتحسينها بالكامل.

 

2. س: ماذا لو كان لدينا بالفعل بعض الموردين الذين نحبهم؟ فهل نحن مجبرون على استبدالهم؟ 

A: هذا هو الأمر: هدفنا هو تحسين سلسلة التوريد الخاصة بك، وليس هدم ما يعمل بالفعل. سنبدأ دائمًا بإجراء مراجعة شاملة لما هو موجود لديك علاقات الموردين. إذا كان أداء الشريك الحالي جيدًا من حيث التكلفة والجودة و  الموثوقية، ونحن سوف ندافع عن الاحتفاظ بها. ويتمثل دورنا في التحقق من صحة أدائهم، وليس استبدالهم تلقائيًا. 

 

3. س: نحن في صناعة متخصصة للغاية. كيف يمكنك التأكد من أنك تفهم احتياجاتنا المحددة؟ 

A: هذا سؤال رائع. على الرغم من أننا قد لا نكون خبراء في منتجك المحدد في اليوم الأول، إلا أننا خبراء مطلقون في ذلك عملية في إدارة المشتريات وسلسلة التوريد. بمعنى آخر، نحن نعرف كيفية العثور على الموردين وفحصهم والتفاوض معهم، بغض النظر عن الصناعة. لقد أصبحنا طلابًا لشركتك، وننغمس بسرعة في مشهد صناعتك للعثور على أفضل الشركاء لك. 

 

4. س: كيف تتعامل مع المعلومات السرية، مثل تصميمات منتجاتنا أو البيانات المالية؟ 

A: السرية الخاصة بك غير قابلة للتفاوض. سيكون لدى أي شريك مشتريات يتمتع بسمعة طيبة اتفاقية عدم إفشاء قوية (NDA) قبل مشاركة مستند واحد. علاوة على ذلك، ننصحك بالسؤال عن بروتوكولات أمان البيانات الخاصة بهم. نحن، على سبيل المثال، نستخدم منصات آمنة ومشفرة لجميع عمليات مشاركة الملفات والاتصالات لضمان بقاء الملكية الفكرية الخاصة بك ملكًا لك وحدك.

 

5. س: هل هذه الخدمة مخصصة للشركات القائمة على المنتجات فقط، أم يمكن للشركات القائمة على الخدمات الاستفادة منها أيضًا؟ 

A: فكرة خاطئة شائعة! في حين أننا نقوم بالكثير من العمل مع الشركات التي تنتج السلع المادية، فإن الشركات القائمة على الخدمات تحتاج إلى "شراء الخدمات". يتضمن ذلك كل شيء بدءًا من الاستعانة بوكالات تكنولوجيا المعلومات والتسويق وحتى إدارة المرافق والخدمات الاستشارية. تنطبق مبادئ التفاوض الاستراتيجي وإدارة البائعين ومراجعة العقود بشكل مثالي هناك أيضًا.

 

6. س: ماذا يحدث إذا كانت هناك مشكلة مع المورد الذي أوصيت به؟ من يتولى الأمر؟ 

A: نحن نفعل. واحدة من أكبر قيم وجود وكيل هي أننا نعمل كجهة اتصال مخصصة لك. إذا كان هناك تأخير في الجودة، أو مشكلة في الشحن، فعليك أن تأتي إلينا. نحن نستفيد من علاقتنا مع المورد لحل المشكلة بسرعة بالنيابة عنك، مما يوفر عليك الضغط والوقت اللازمين للتعامل مع النزاع بشكل مباشر.

 

7. س: هل تعمل مع الشركات التي لديها إنفاق سنوي منخفض جدًا؟ 

A: لأكون صريحًا، غالبًا ما يكون هناك حد أدنى لمستوى الإنفاق حتى تكون مشاركتنا مجدية ماليًا لكلينا، حيث يرتبط تأثيرنا بالحجم الذي نديره. ومع ذلك، "منخفض" نسبي. لقد عملنا مع الشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة التي يصل إنفاقها السنوي إلى 250,000 دولار أمريكي حيث حددنا إهدارًا كبيرًا. أفضل طريقة لمعرفة ذلك هي إجراء محادثة سريعة وغير ملزمة حول أرقامك.

 

8. س: كيف يتم قياس أدائك بما يتجاوز توفير التكاليف؟ 

A: يعد توفير التكاليف هو المقياس الأكثر وضوحًا، ولكنه ليس المقياس الوحيد. نقوم أيضًا بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والإبلاغ عنها مثل زمن دورة المشتريات (مدى سرعة حصولك على ما تحتاجه)، بطاقات أداء الموردين (الجودة والتسليم في الوقت المحدد)، و مكاسب كفاءة العملية (كم من الوقت الذي حررناه لفريقك). كل هذه تساهم في النتيجة النهائية الخاصة بك. 

 

9. س: هل يمكنك مساعدتنا إذا كان هدفنا الرئيسي هو العثور على الموردين المحليين، وليس الموردين الدوليين؟ 

A: قطعاً. دورنا هو التنفيذ لك استراتيجية. إذا كانت أولويتك هي بناء سلسلة توريد محلية ومرنة لتقليل انبعاثات الشحن أو دعم مجتمعك، فهذا يصبح معيارنا الأساسي للمصادر. لدينا الأدوات اللازمة للعثور على الموردين المحليين والمحليين ذوي الجودة العالية وفحصهم بنفس فعالية الموردين الدوليين. 

 

10. س: ما هو الشيء الوحيد الذي تفاجأ به معظم الشركات بعد أن بدأت العمل معك؟ 

A: يتفاجأ العديد من القادة بالشعور بالارتياح واستعادة السيطرة. إنهم يتوقعون توفير المال، لكنهم لا يتوقعون دائمًا النطاق الترددي العقلي الهائل الذي سيحصلون عليه. وفجأة، أصبحوا لا يقلقون بشأن دراما الموردين أو التدافع من أجل عمليات الشراء في اللحظة الأخيرة. لديهم لوحة تحكم واضحة وفريق من الخبراء يدير كل شيء، مما يسمح لهم بالنوم بشكل أفضل في الليل والتركيز على النمو.