ما هي أنواع المشتريات الأربعة؟ المبادئ التوجيهية وحالات الصناعة

عندما تحتاج شركتك إلى شراء المواد الخام واشتراكات البرامج وخدمات التنظيف ومبنى مكتبي جديد، هل تستخدم نفس الشيء؟ نهج الشراء  لجميعهم؟ إذا كانت إجابتك لا، فأنت تدرك بالفعل أن عمليات الشراء المختلفة تتطلب استراتيجيات مختلفة - سواء أدركت ذلك أم لا. 

إن فهم الأنواع الأربعة للمشتريات ليس مجرد نظرية أكاديمية. إنه الأساس لتحسين إنفاقك وإدارة المخاطر وتحقيق قيمة استراتيجية حقيقية. دعنا نحلل ما يعنيه كل نوع حقًا وكيفية تطبيقه في مؤسستك. 

 

 

إزالة الارتباك: تحديد أنواع المشتريات الأربعة

 

تخطئ معظم مناقشات المشتريات في هذا الأمر من خلال المبالغة في التبسيط. إليك ما تحتاج إلى معرفته بالفعل: 

الشراء المباشر: الاشياء صنع المال 
هذا هو ما يدخل في منتجك أو خدمتك النهائية. إذا كنت شركة مصنعة، فهذه هي المواد الخام الخاصة بك. إذا كنت مطعمًا، فهذه مكونات طعامك. إذا كنت شركة برمجيات، فإن البنية التحتية السحابية الخاصة بك هي التي تدعم منتجك بشكل مباشر.

إليك الصفقة: يؤثر الشراء المباشر بشكل مباشر على إيراداتك. عندما تتوقف هذه الإمدادات، يتوقف إنتاجك. ولهذا يطالب العلاقات الاستراتيجية مع الموردين ، وليس مجرد شراء المعاملات. 

المشتريات غير المباشرة : الإنفاق على "إبقاء الأضواء مضاءة". 
هذا هو كل ما يحافظ على استمرارية عملك ولكن لا ينتهي به الأمر في منتجك النهائي. فكر في اللوازم المكتبية والمرافق ومعدات الصيانة واشتراكات البرامج مثل Slack أو Microsoft Office.

التحدي؟ غالبًا ما يكون هذا الإنفاق مجزأًا عبر الأقسام ويفتقر إلى الرؤية. ولكن هذه هي الفرصة: يمكن للإدارة الإستراتيجية للمشتريات غير المباشرة أن تحقق مكاسب سريعة ووفورات كبيرة في التكاليف. 

شراء الخدمات: الخبرة التي لا تمتلكها داخل الشركة
يغطي هذا كل شيء بدءًا من الوكالات الاستشارية والتسويقية وحتى الموظفين المؤقتين والمقاولين المتخصصين. الفرق الكبير؟ أنت تشتري المعرفة والنتائج، وليس المنتجات المادية.

المفتاح مع شراء الخدمات  هو أنك تدير التسليمات والعلاقات، وليس المخزون. وهذا يتطلب عقودًا مختلفة، وطرق تقييم مختلفة، وأساليب مختلفة لإدارة العلاقات. 

مشتريات الإنفاق الرأسمالي (CapEx): الاستثمارات الكبيرة  
هذا هو شراء الأصول على المدى الطويل - بناء منشأة جديدة، أو شراء معدات رئيسية، أو أنظمة برمجيات المؤسسة. هذه القرارات لها آثار مالية متعددة السنوات وعادة ما تتطلب موافقة السلطة التنفيذية.

ما الذي يجعل CapEx مختلفًا؟ إن عملية التقييم أطول، والمخاطر أعلى، وأنت تتخذ قرارات من شأنها أن تؤثر على عملك لسنوات قادمة.   

 

من خلال عدسة الصناعة: تطبيقات العالم الحقيقي

 

النظرية جميلة، ولكن كيف يعمل هذا فعليًا في الصناعات المختلفة؟ اسمحوا لي أن تظهر لك. 

 

في التصنيع: 

• مباشر: الفولاذ، الراتنجات البلاستيكية، المكونات الإلكترونية

• غير مباشر: معدات السلامة، مواد تشحيم الآلات، مستلزمات صيانة المصانع

• الخدمات: إصلاح المعدات، الخدمات اللوجستية والنقل، العمالة المؤقتة

• CapEx: الروبوتات الصناعية، وآلات خطوط الإنتاج، وتوسيع المستودعات 

في التكنولوجيا: 

• مباشر: موارد الحوسبة السحابية وأجهزة مركز البيانات للمنتجات التي تواجه العملاء

• غير مباشر: الأثاث المكتبي، برامج الإنتاجية، وجبات غداء الفريق

• الخدمات: مقاولو تطوير البرمجيات، وتدقيق الأمن السيبراني، ووكالات التسويق الرقمي

• CapEx: المقر الرئيسي للشركة، وإنشاء مراكز البيانات، وتراخيص منصات البرامج الرئيسية 

في الرعاية الصحية: 

• المباشر: الأدوية، الأدوات الجراحية، الغرسات الطبية

• غير مباشر: اللوازم الإدارية، خدمات التنظيف، بياضات المرضى

• الخدمات: صيانة المعدات الطبية، طاقم التمريض المؤقت، دعم تكنولوجيا المعلومات

• CapEx: أجهزة التصوير بالرنين المغناطيسي، وبناء أجنحة المستشفى، وأنظمة السجلات الصحية الإلكترونية 

النمط هنا أمر بالغ الأهمية: تحدد صناعتك نوع الشراء الذي يستحق أكبر قدر من الاهتمام والموارد. 

 

اختصار الأعمال الصغيرة: نهج مبسط

 

 

إذا كنت تعمل في مؤسسة أصغر، فقد يبدو النموذج المكون من أربعة أنواع مرهقًا. وإليك كيفية التكيف معها: 

قاعدة 80/20 للمشتريات:   
ركز 80% من مجهودك على 20% من الإنفاق الذي يمكن أن يضر عملك حقًا إذا أسيء إدارته.

ثلاث فئات مبسطة: 

1. مواد صنع المال (الإصدار الخاص بك من الشراء المباشر) 

   • أي شيء يؤثر بشكل مباشر على قدرتك على التوصيل للعملاء

   • إدارة العلاقات الإستراتيجية مع الموردين والخطط الاحتياطية

2. أساسيات الأعمال (الجمع بين الخدمات غير المباشرة) 

   • كل ما هو مطلوب لتشغيل العمليات الخاصة بك

   • التركيز على التوحيد والكفاءة

3. استثمارات تغير قواعد اللعبة (رأس المال الخاص بك) 

   • المشتريات الكبرى التي من شأنها تنمية عملك أو تحويله

   • تتطلب تحليلًا شاملاً لعائد الاستثمار ومدخلات تنفيذية

لقد رأيت شركات صغيرة توفر ما بين 15 إلى 20% من إجمالي إنفاقها بمجرد تطبيق نظام التصنيف البسيط هذا.     

 

المشتريات مع الغرض: دمج الاستدامة

 

اليوم، يحمل كل قرار شراء آثارًا بيئية واجتماعية. فيما يلي كيفية بناء الاستدامة في كل نوع من أنواع المشتريات: 

للشراء المباشر: 
اسأل مورديك: "ما هي بصمتك الكربونية لإنتاج هذه المواد؟" و"هل يمكنك توفير الشفافية في ممارسات العمل في سلسلة التوريد لديك؟"

للمشتريات غير المباشرة: 
اختر الموردين الذين يقدمون بدائل مستدامة، مثل اللوازم المكتبية المعاد تدويرها أو المعدات الموفرة للطاقة. التغييرات الصغيرة هنا تضيف بسرعة.

لشراء الخدمات: 
قم بتقييم الشركاء المحتملين بشأن سياسات التنوع الخاصة بهم، وممارسات الأجور العادلة، والالتزامات البيئية. تصبح قيمهم امتدادًا لعلامتك التجارية.

ل النفقات الرأسمالية :
اجعل كفاءة الطاقة والأثر البيئي معيارين أساسيين في تقييمك. وينبغي تقييم معدات التصنيع الجديدة هذه من حيث التكلفة وإنتاج الكربون.

أفضل جزء؟ المشتريات المستدامة  غالبًا ما يتوافق مع توفير التكاليف. المعدات الموفرة للطاقة تكاليف تشغيلها أقل. عادة ما يتمتع الموردون الأخلاقيون بالاحتفاظ والجودة الأفضل. 

 

خطة العمل الخاصة بك المكونة من 4 خطوات: من النظرية إلى النتائج  

إن معرفة الفئات شيء وتنفيذها شيء آخر. ها هي خارطة الطريق الخاصة بك: 

الخطوة 1: إجراء أ تحليل الإنفاق 
سحب البيانات من نظامك المحاسبي لآخر 12 شهرًا. تصنيف كل عملية شراء هامة. من المحتمل أن تكتشف أنماط الإنفاق التي لم تلاحظها من قبل.

الخطوة 2: خريطة للأنواع الأربعة  
قم بتخصيص كل فئة إنفاق لواحد من أنواع المشتريات الأربعة. سيكشف هذا وحده عن المكان الذي يجب أن يركز فيه انتباهك.

الخطوة 3: تطوير استراتيجيات الفئات  

• مباشر: التركيز على علاقات الموردين وإدارة المخاطر

• غير مباشر: قيادة الكفاءة والتوحيد

• الخدمات: التأكيد على التسليمات الواضحة ومقاييس الأداء

• CapEx: تنفيذ تقييم صارم وتحليل عائد الاستثمار 

الخطوة 4: التنفيذ والتحسين  
ابدأ بالفئات ذات الإنفاق الأعلى أولاً. قم بتدريب فريقك وإنشاء عمليات جديدة وإعداد دورات مراجعة منتظمة.

 

قياس ما يهم: مؤشرات الأداء الرئيسية لكل فئة

 

لا يمكنك تحسين ما لا تقيسه. فيما يلي المقاييس الأساسية لكل نوع من أنواع المشتريات: 

مؤشرات الأداء الرئيسية للشراء المباشر: 

• معدلات عيوب الموردين

• أداء التسليم في الوقت المحدد

• التكلفة الإجمالية للملكية (وليس سعر الشراء فقط) 

مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات غير المباشرة: 

• كفاءة العملية (زمن دورة أمر الشراء)

• الامتثال للموردين المفضلين

• وفورات في التكاليف مقارنة بالفترات السابقة

مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بمشتريات الخدمات: 

• الامتثال لاتفاقية مستوى الخدمة (SLA). 

• رضا أصحاب المصلحة الداخليين

• الالتزام بالميزانية

مؤشرات الأداء الرئيسية للنفقات الرأسمالية: 

• إنجاز المشروع في الوقت المحدد والميزانية

• العائد على الاستثمار مقابل التوقعات

• معدلات استخدام الأصول

 

مجموعة أدوات تحويل المشتريات المجانية الخاصة بك

 

قد يبدو هذا أمرًا صعب التنفيذ، ولهذا السبب قمنا بإنشاء أدوات لجعله عمليًا. 

[قم بتنزيل مجموعة أدوات تصنيف المشتريات المجانية الخاصة بك]  

سوف تحصل: 

• نموذج تحليل الإنفاق (اكسل) - لتصنيف إنفاقك الحالي 

• بطاقة أداء تقييم الموردين - لمقارنة البائعين بموضوعية 

• تقييم فحص سلامة المشتريات - لتحديد أكبر الفرص المتاحة لك 

• قائمة التحقق من التنفيذ - لذلك لا تفوت أي خطوات حاسمة 

هذه هي نفس الأدوات التي نستخدمها مع عملائنا لمساعدتهم على بناء عمليات شراء ذات مستوى عالمي. 

 

خطواتك التالية

ابدأ بمنطقة واحدة. اختر فئة الإنفاق الأعلى لديك وقم بتطبيق الإستراتيجية المناسبة. من المرجح أن تدفع الأفكار التي تكتسبها مقابل الجهد المبذول في الأشهر القليلة الأولى. 

تذكر أن الهدف ليس الكمال، بل التقدم. كل خطوة تتخذها نحو إدارة مشتريات أكثر إستراتيجية ستحقق عوائد مركبة. 

هل أنت مستعد لتحويل نهج الشراء الخاص بك؟ قم بتنزيل مجموعة الأدوات المجانية أعلاه، أو إذا كنت ترغب في الحصول على إرشادات مخصصة، [حدد موعدًا لاستشارة مجانية مع خبراء المشتريات لدينا]. سنساعدك على تطبيق هذه الأطر على سياق عملك المحدد. 

 

الأسئلة المتداولة: إتقان تصنيف المشتريات

 

1. س: كيف نتعامل مع المشتريات التي يبدو أنها تنتمي إلى أكثر من فئة واحدة؟ 

A: هذا أمر شائع. المفتاح هو التعرف على الغرض التجاري الأساسي. على سبيل المثال، يعد شراء أجهزة كمبيوتر محمولة لمطوري البرامج الجدد أمرًا ضروريًا مباشر  الشراء إذا كانوا يبنون منتجك، ولكن غير مباشر إذا كانوا لفريق الموارد البشرية. قم بإنشاء قاعدة بسيطة: "ما هو عنصر الربح والخسارة الذي تدعمه هذه التكلفة؟" وهذا عادة ما يوضح الفئة. 

 

2. س: شركتنا تنمو بسرعة. في أي نقطة يجب أن نفصل رسميًا بين إدارة أنواع المشتريات المختلفة هذه؟ 

A: القاعدة الأساسية الجيدة هي عندما يصل إنفاقك السنوي إلى نقطة يكون فيها توفير 10% في أي فئة واحدة يبرر تخصيص دور بدوام جزئي. بالنسبة لمعظم الشركات، يتراوح هذا الإنفاق السنوي بين 5 و10 ملايين دولار. قبل ذلك، استخدم نموذج الفئات الثلاث المبسط، ولكن قم بتعيين "مالك" لكل فرد ضمن فريقك الحالي.

 

3. س: كيف يمكننا جعل الأقسام الأخرى (مثل التسويق أو البحث والتطوير) تتبع فئات المشتريات هذه؟ 

A: لا تقود مع إطار المشتريات. وبدلاً من ذلك، شاركهم في حل مشاكلهم. بالنسبة للتسويق، قم بتأطير شراء الخدمات كوسيلة للحصول على نتائج أفضل من وكالاتهم. بالنسبة للبحث والتطوير، قم بتأطير الشراء المباشر كوسيلة لضمان عدم نفاد المواد المهمة أبدًا. عندما يرون قيمة أهدافهم، يتبع ذلك التبني.

 

4. س: نحن مؤسسة غير ربحية. فهل تنطبق علينا نفس هذه الفئات؟ 

A: بالتأكيد، لكن التركيز يتغير. قد تكون مشترياتك "المباشرة" عبارة عن مواد ذات صلة بالبرنامج. قد يكون "CapEx" مبنىً جديدًا لخدمات المجتمع. يعتبر إطار العمل عالميًا، ولكن استراتيجيتك لكل نوع ستكون مدفوعة بمهمتك ومتطلبات الجهات المانحة، وليس هوامش الربح.

 

5. س: ما هو الخطر الأكبر في فهم هذه الفئات بشكل خاطئ؟ 

A: سوء توزيع الموارد والمواهب. الخطأ الأكثر شيوعًا هو التعامل مع الشراء المباشر عالي المخاطر مثل الشراء غير المباشر البسيط. يمكن أن يؤدي ذلك إلى اضطرابات في سلسلة التوريد مما يؤدي إلى إيقاف عملياتك. على العكس من ذلك، فإن الإفراط في هندسة عملية المشتريات غير المباشرة منخفضة القيمة يخلق بيروقراطية غير ضرورية ويبطئ فريقك.

 

6. س: كيف ينبغي لنا استراتيجية التفاوض  تختلف عبر هذه الفئات؟ 

A: يجب أن يختلف نهجك بشكل كبير:

• مباشر: التفاوض من أجل شراكات طويلة الأجل والمخاطر المشتركة. 

• غير مباشر: التفاوض للحصول على تخفيضات الحجم والكفاءة. 

• الخدمات: تفاوض للحصول على نتائج واضحة ومؤشرات الأداء الرئيسية والمرونة. 

• CapEx: التفاوض بشأن دعم دورة الحياة والضمانات والتحقق من المستقبل.  

 

7. س: هل يمكن لمورد واحد أن يندرج ضمن فئات مشتريات متعددة؟ 

A: نعم وهذا مؤشر على وجود شريك استراتيجي قوي. على سبيل المثال، قد يكون موفر التكنولوجيا موردًا مباشرًا للبنية الأساسية السحابية، وموفر خدمات للتنفيذ، وموردًا لـ CapEx لترخيص برنامج رئيسي. في هذه الحالات، قم بإدارة العلاقة بشكل كلي ولكن تفاوض على كل نوع من الإنفاق باستخدام استراتيجيته المناسبة.

 

8. س: كيف تؤثر العمليات العالمية على نموذج التصنيف هذا؟ 

A: تظل الفئات كما هي، ولكن التنفيذ الخاص بك سيختلف حسب المنطقة. ستؤثر اللوائح المحلية والمعايير الثقافية ونضج السوق على كيفية إدارة كل نوع. وكثيراً ما تفشل الاستراتيجية العالمية ذات المقاس الواحد الذي يناسب الجميع. يمنحك إطار العمل طريقة متسقة لتحليل وتكييف النهج الخاص بك لكل منطقة.

 

9. س: ما هو الدور الذي يجب أن تلعبه التكنولوجيا في إدارة هذه الأنواع المختلفة؟ 

A: يجب أن تدعم مجموعتك التقنية سير العمل الفريد لكل فئة. لا تجبر أداة واحدة على القيام بكل شيء. قد تستخدم:

• منصة S2P متطورة لـ Direct وCapEx.     

• نظام مبسط وسهل الاستخدام لبطاقات P غير المباشرة.   

• عقد متخصص وأداة لإدارة SOW للخدمات.   

 

10. س: كيف يمكننا قياس النجاح الشامل لتنفيذ هذا النهج التصنيفي؟ 

A: بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بفئة معينة، قم بتتبع المقاييس الوصفية:

• زمن الدورة: هل نتخذ القرارات بشكل أسرع في كل فئة؟

• رضا أصحاب المصلحة: هل العملاء الداخليون أكثر سعادة بالدعم الذي يتلقونه؟

• تجنب التكلفة: هل نمنع المشتريات السيئة، ولا نكتفي بالحصول على أسعار أقل؟

• الحد من المخاطر: هل واجهنا عددًا أقل من حالات انقطاع الإمداد أو مشكلات الامتثال؟