كيفية قياس الاستدامة في مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات: دليل عملي

أنت تعرفك يجب  قياس الاستدامة. المدير التنفيذي الخاص بك يسأل عن ذلك. عملاؤك يتوقعون ذلك. وبصراحة، هذا هو الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله. 

ولكن هنا تكمن المشكلة: لديك قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية المحتملة، ولكن ليس لديك فكرة واضحة عن كيفية تحويلها إلى أرقام فعلية. ما هي الصيغة؟ أين يمكنك حتى العثور على البيانات؟ وكيف تبدأ دون أن تطغى؟

يبدو مألوفا؟ أنت لست وحدك. 

هذا الدليل مختلف. نحن ننتقل إلى ما هو أبعد من القوائم النظرية. نحن نقدم لك دليلًا واضحًا خطوة بخطوة لحساب بياناتك وتتبعها وإعداد التقارير عنها أداء المشتريات المستدامة . دعنا نبني استراتيجية القياس الخاصة بك من الألف إلى الياء.  

 

 

لماذا معظم مبادرات مؤشرات الأداء الرئيسية  الفشل (وكيفية تجنب الفخ) 

 

تبدأ العديد من الشركات بحماس. إنهم يجمعون قائمة طويلة من المقاييس المثيرة للإعجاب. ثم يضرب الواقع. 

إنهم يدركون أن البيانات متناثرة عبر أقسام مختلفة. الصيغ غير واضحة. وليس لديهم أي فكرة عن المقاييس التي يجب منحها الأولوية أولاً. يتوقف المشروع، وتظل الاستدامة نقطة نقاش "من الجميل وجودها". 

سر النجاح ليس قائمة أطول. إنه إطار أكثر ذكاءً. أنت بحاجة إلى نهج منظم ينمو مع برنامجك. 

 

بسيط إطار من 3 طبقات    لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك 

فكر في مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك في ثلاث طبقات، بدءًا من الامتثال الأساسي وحتى التأثير الاستراتيجي. يساعدك هذا على البدء صغيرًا وتوسيع نطاقه. 

• المستوى 1: مؤشرات الأداء الرئيسية للامتثال - "هل نتبع القواعد؟"   

  • هذه هي مؤسستك. إنهم يتتبعون الالتزام بالسياسات الأساسية. وهي غالبًا ما تكون الأسهل في القياس وتتعلق بإدارة المخاطر. 

  • أمثلة: معدل التوقيع على مدونة قواعد سلوك الموردين، والنسبة المئوية للموردين ذوي المخاطر العالية الذين تم فحصهم. 

• المستوى 2: مؤشرات الأداء الرئيسية - "كيف حالنا؟"   

  • بمجرد وضع الأساس الخاص بك، توضح هذه المقاييس كيفية دمج الاستدامة في عملياتك اليومية وإنفاقك. 

  • أمثلة: نسبة الإنفاق المستدام، ومتوسط ​​درجة الحوكمة البيئية والاجتماعية والحوكمة للموردين. 

• المستوى 3: مؤشرات الأداء الرئيسية المؤثرة - "ما القيمة التي نخلقها؟"   

  • هذا هو المستوى الاستراتيجي. تربط مؤشرات الأداء الرئيسية هذه أنشطة الشراء الخاصة بك بأهداف تجارية وبيئية أوسع. إنهم الأقوى في تقديم التقارير إلى القيادة. 

  • أمثلة: تقليل انبعاثات الكربون، واستخدام كمية المحتوى المعاد تدويره. 

يمنعك هذا الإطار من محاولة القيام بكل شيء مرة واحدة. يمكنك البدء بالمستوى 1 والبناء من هناك.   

 

مكتبة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك: الصيغ والحسابات الحقيقية

 

هذا هو المكان الذي تلتقي فيه النظرية بالممارسة. دعونا نحلل بعض مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر قيمة باستخدام صيغ دقيقة وأرقام حقيقية. 

 

 

مؤشر الأداء الرئيسي 1: نسبة الإنفاق المستدام 

• ماذا يخبرك: نسبة إجمالي إنفاقك التي تتوافق مع معايير الاستدامة المحددة لديك. 

• الصيغة: 
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• أين يمكن العثور على البيانات: نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك أو نظام تحليلات الإنفاق. قائمة الموردين المعتمدين/المفضلين لديك. 

• مثال عملت: 

  • لنفترض أن شركتك "ABC Manufacturing" لديها إجمالي إنفاق على المشتريات قدره 1,000,000 دولار أمريكي في الربع الأخير.     

  • إن إنفاقك مع الموردين الحاصلين على شهادة التجارة العادلة أو الحاصلين على تصنيف EcoVadis من الدرجة الأولى كان 350 ألف دولار.     

  • حسابك :($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك: نسبة إنفاقك المستدام هي 35%.  

 

مؤشر الأداء الرئيسي 2: التدقيق البيئي والاجتماعي والحوكمة للموردين  معدل الإنجاز 

• ما يخبرك به: مدى فعالية إدارة المخاطر في مجالات سلسلة التوريد الأكثر أهمية لديك. 

• الصيغة: 
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• أين يمكن العثور على البيانات: قاعدة بيانات تقييم مخاطر الموردين الخاصة بك؛ سجلات التدقيق الداخلي. 

• مثال عملت: 

  • لقد حددت 50 موردًا على أنهم "عالية المخاطر" استنادًا إلى صناعتهم وموقعهم.   

  • في آخر 12 شهرًا، أكملت عمليات التدقيق البيئي والاجتماعي والحوكمة (في الموقع أو عن بعد) لـ 18 منها.     

  • حسابك :(18 / 50) x 100 = 36%

  • مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك: يبلغ معدل إتمام التدقيق البيئي والاجتماعي والحوكمة لمورديك 36%.  

 

مؤشر الأداء الرئيسي 3: خفض انبعاثات الكربون  (تأثير المستوى 3) 

• ماذا يخبرك: المنفعة البيئية الملموسة لقراراتك المتعلقة بالمصادر المستدامة. 

• الصيغة: 
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • ملحوظة: ستعمل غالبًا مع بيانات LCA (تقييم دورة الحياة) أو أدوات مثل EcoVadis Carbon Action Module لهذا الغرض.      

• أين يمكن العثور على البيانات: بيانات الانبعاثات الخاصة بالموردين، وتقارير الشركاء اللوجستيين، وقواعد بيانات LCA. 

• مثال عملت: 

  • في العام الماضي، أنتجت لوجستياتك لخط إنتاج 500 طن من ثاني أكسيد الكربون.   

  • هذا العام، من خلال التحول إلى مورد أقرب بمقدار 200 ميل واستخدام شركة نقل مع أسطول من السيارات الكهربائية، انخفضت الانبعاثات إلى 380 طنًا.     

  • حسابك: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك: لقد حققت انخفاضًا بمقدار 120 طنًا في انبعاثات ثاني أكسيد الكربون.   

 

الخاص بك 3 مراحل خارطة طريق التنفيذ : من الصفر إلى البطل 

 

لا تحاول أن تغلي المحيط. وإليك خطة عملية لطرح هذا الأمر. 

 

 

المرحلة الأولى: التأسيس (الأشهر الثلاثة الأولى)

• الهدف: إثبات العملية والحصول على فوز سريع. 

• الإجراء: اختر واحدًا أو اثنين من مؤشرات الأداء الرئيسية من المستوى الأول. قواعد سلوك الموردين  يعد معدل تسجيل الخروج مكانًا رائعًا للبدء. تتبعه يدويًا في جدول بيانات. احصل على توقيع 100% من الموردين الجدد. 

 

المرحلة الثانية: الزخم (الأشهر 4-12)    

• الهدف: دمج الاستدامة في قرارات الشراء الأساسية. 

• الإجراء: قم بتقديم مؤشر أداء رئيسي واحد من المستوى 2، مثل نسبة الإنفاق المستدام. ابدأ في استخدام قالب لوحة المعلومات المجاني (أدناه) لتصور التقدم. تدريب فريقك على كيفية تحديد "الموردين المستدامين"."   

 

المرحلة 3: التأثير الاستراتيجي (السنة الثانية وما بعدها)  

• الهدف: إظهار القيمة المالية والعلامة التجارية لبرنامجك. 

• الإجراء: اعتماد مؤشر الأداء الرئيسي للتأثير من المستوى 3، مثل خفض انبعاثات الكربون. استثمر في البرامج المتخصصة للحصول على بيانات أكثر دقة. ابدأ في الإبلاغ عن إنجازاتك في التقارير السنوية وللقيادة.   

 

أدوات التجارة: من جداول البيانات إلى البرامج

لا تحتاج إلى ميزانية ضخمة للبدء. 

• جداول البيانات (Excel/Google Sheets): مثالية للمرحلة الأولى. فهي مرنة ويمتلكها الجميع. الجانب السلبي؟ إنها يدوية ويمكن أن تصبح فوضوية.   

• أدوات ذكاء الأعمال والتصور (Power BI وTableau): ممتازة للمرحلة الثانية. فهي تتصل ببياناتك وتنشئ لوحات معلومات آلية قوية لإعداد التقارير.     

• منصات الاستدامة المتخصصة (EcoVadis وSievo): الخيار الأمثل للمرحلة الثالثة. فهي تعمل على أتمتة جمع البيانات من الموردين، وتوفر معايير الصناعة، وتساعد في حساب المقاييس المعقدة مثل البصمة الكربونية.     

 

خطة العمل الخاصة بك ونموذج لوحة المعلومات المجانية

 

لديك الآن المخطط. الشيء الوحيد المتبقي هو البدء. 

1. حدد مؤشر الأداء الرئيسي الأول الخاص بك: استنادًا إلى إطار العمل، اختر مقياسًا واحدًا من المستوى 1.  

2. حدد موقع البيانات: تحدث إلى الشؤون المالية أو العمليات. ابحث عن المكان الذي تعيش فيه تلك البيانات. 

3. احسب خط الأساس الخاص بك: استخدم الصيغ أعلاه لمعرفة موقعك اليوم. 

ولجعل هذا الأمر سهلاً للغاية، قمنا بإنشاء مجموعة أدوات بدء تشغيل مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات المستدامة. 

 

الأسئلة المتداولة: تنفيذ مؤشرات الأداء الرئيسية للاستدامة

 

1. س: كيف نحصل عليه الشراء الداخلي والميزانية  لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالاستدامة؟ 

A: ابدأ بالتحدث بلغة المدير المالي لديك. لا تقود بجانب "الشعور بالسعادة". وبدلاً من ذلك، ينبغي بناء دراسة جدوى تركز على تخفيف المخاطر (تجنب غرامات الامتثال في المستقبل)، وتوفير التكاليف (على سبيل المثال، من الموردين ذوي الكفاءة في استخدام الطاقة)، ​​ونمو الإيرادات (جذب العملاء المهتمين بالجوانب البيئية والاجتماعية والحوكمة). يمكن لمشروع تجريبي صغير يضم وحدة أعمال واحدة أن يكون بمثابة إثبات قوي للمفهوم لتأمين المزيد من التمويل.

 

2. س: ما هو التحدي الأكبر الذي سنواجهه في مجال البيانات، وكيف يمكننا التغلب عليه؟ 

A: وتتمثل العقبة الأكبر في كثير من الأحيان في عدم اتساق البيانات الواردة من الموردين، وخاصة الموردين الصغار. يمكنك التغلب على هذا من خلال البدء البسيط. لا تطلب 100 نقطة بيانات. ابدأ باستبيان تقييم ذاتي قصير وإلزامي للموردين. يمكنك أيضًا الاستفادة من منصات التصنيف التابعة لجهات خارجية (مثل EcoVadis) التي تقوم بالفعل بجمع هذه البيانات وتوحيدها، مما يوفر عليك الجهد.

 

3. س: كم عدد مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب أن نبدأ فعليًا في تتبعها؟ 

A: قاوم الرغبة في تتبع كل شيء. إنه مسار سريع للإرهاق. كن عمليًا بوحشية. ابدأ بما لا يزيد عن ثلاثة. اختر واحدًا من كل مستوى من مستويات الإطار الذي ناقشناه. وهذا يجعل الجهد قابلاً للإدارة ويسمح لفريقك بالتعلم والتكيف وبناء الثقة قبل التوسع.

 

4. س: يتردد موردونا في مشاركة بيانات الاستدامة. ماذا يمكننا أن نفعل؟ 

A: الشفافية هي طريق ذو اتجاهين. يشرح لماذا أنت بحاجة إلى البيانات وكيفية استخدامها، ليس للعقاب، بل للتعاون والتطوير. اعرض عليهم مشاركة ملخص النتائج لمساعدتهم على التحسن. والأهم من ذلك، اجعله جزءًا من عقد المورد الخاص بك وعملية التأهيل المسبق، بحيث يصبح توقعًا قياسيًا، وليس طلبًا اختياريًا. 

 

5. س: كيف نتعامل مع الموقف الذي تتعارض فيه مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالاستدامة مع أهداف توفير التكاليف؟ 

A: هذه هي معضلة الشراء الكلاسيكية. المفتاح هو التحليل التكلفة الإجمالية للملكية (TCO)، وليس فقط سعر الوحدة. قد يستهلك المكون "الأرخص" المزيد من الطاقة، مما يؤدي إلى ارتفاع التكاليف لعميلك. ضع القرار حول القيمة والمخاطر طويلة المدى. أظهر كيف أن التكلفة الأولية الأعلى قليلاً من المورد المستدام تمنع التكاليف المستقبلية المتعلقة بالإضرار بالسمعة أو إعادة الموارد أو الغرامات التنظيمية.

 

6. س: من في مؤسستنا يجب أن "يمتلك" مؤشرات الأداء الرئيسية هذه؟ 

A: لا يمكن أن تعيش الاستدامة في صومعة. يجب أن يمتلك فريق المشتريات عملية جمع البيانات وإعداد التقارير، ولكن يجب أن يشارك بشكل وثيق مع قسم الاستدامة (إذا كان لديك قسم)، والمالية (لبيانات الإنفاق)، والعمليات (لبيانات الأداء). قم بتشكيل فريق صغير متعدد الوظائف للتأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية ذات صلة ودقة البيانات.

 

7. س: كم مرة يجب علينا مراجعة هذه المقاييس والإبلاغ عنها؟ 

A: ذلك يعتمد على مؤشر الأداء الرئيسي. يمكن مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية التشغيلية (مثل نسبة الإنفاق المستدام) شهريًا أو ربع سنويًا في مراجعات المشتريات القياسية. عادةً ما يتم الإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية للتأثير الاستراتيجي (مثل خفض الكربون) إلى القيادة على أساس نصف سنوي أو سنوي. المفتاح هو الاتساق - قم بإعداد تقرير وفقًا لجدول زمني منتظم لتتبع الاتجاهات بمرور الوقت.

 

8. س: ماذا لو لم يكن لدى صناعتنا مقاييس استدامة موحدة؟ 

A: لديك فرصة عظيمة لتكون قائدا. ابدأ باعتماد الأطر العالمية الأكثر صلة (مثل أهداف الأمم المتحدة للتنمية المستدامة أو معايير المبادرة العالمية لإعداد التقارير) وقم بتكييفها مع السياق الخاص بك. التعاون مع جمعيات الصناعة لتطوير معايير مشتركة. في هذه الأثناء، ركز على تتبع التقدم الذي تحرزه عامًا بعد عام. المعيار الداخلي الخاص بك هو ما يهم أكثر في البداية.

 

9. س: هل يمكننا استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية هذه لتحفيز فريق المشتريات لدينا؟ 

A: بالتأكيد، ولكن كن حذرا. قد يؤدي ربط المكافآت مباشرة بأهداف محددة لمؤشرات الأداء الرئيسية إلى عواقب غير مقصودة أو "التلاعب" بالنظام. النهج الأفضل هو جعل أداء الاستدامة عنصرا رئيسيا في مراجعات الأداء وتحديد الأهداف. احتفل بالفرق التي تظهر التحسن والتفكير الابتكاري في هذا المجال، مما يعزز ثقافة المسؤولية بدلاً من مجرد تحقيق رقم.

 

10. س: كيف نضمن أن يظل برنامج مؤشرات الأداء الرئيسية الخاص بنا مناسبًا وألا يصبح بمثابة تمرين "تحديد المربع"؟ 

A: قم بجدولة "فحص صحة مؤشرات الأداء الرئيسية" سنويًا. اجمع فريقك متعدد الوظائف واسأل: هل لا تزال هذه المقاييس تقود إلى السلوكيات الصحيحة؟ هل ما زلنا نحصل على رؤى قيمة؟ هل هناك مخاطر أو فرص جديدة للاستدامة يجب علينا قياسها؟ وهذا يضمن تطور برنامجك مع استراتيجيتك والمشهد الخارجي، مما يبقيه ديناميكيًا وقيمًا.