الدليل النهائي ل RFQs في المشتريات: العملية  

أنت تعرف الصراع. يجب أن لا تشعر اقتباسات واضحة ومماثلة من الموردين بأنها تسحب الأسنان. ومع ذلك ، فإن الطلبات الغامضة تؤدي إلى عروض مربكة ، ومقارنات من التفاح إلى البرامج ، والتوفير المفقود. مستنقعات المصادر بأكملها. 

ماذا لو كان لديك نظام احترافي واضح لقطع الضوضاء؟ هذا النظام هو طلب الاقتباس (RFQ). هذا ليس مجرد اختصار للمشتريات. إنها أقوى أداة لك للشراء الاستراتيجي والفعال من حيث التكلفة للسلع الموحدة.   

هذا الدليل هو masterclass الخاص بك. سنقوم بتجاوز التعريفات الأساسية إلى كتاب اللعب المفصل والمحترف. ستتعلم عملية RFQ الدقيقة ، وكيف تختلف عن الطلبات الأخرى ، والابتعاد مع قالب مجاني قابل للتنزيل للتنفيذ على الفور.     

 

​ما هو RFQ؟ حجر الزاوية الاستراتيجي للمشتريات التي تعتمد على التكلفة  

​

RFQ ليس فحص سعر غير رسمي. إنها وثيقة عرضية رسمية وتنافسية تستخدم لدعوة الموردين المختارين لتقديم عرض سعر ثابت لسلع أو خدمات محددة محددة. المفتاح هنا خصوصية .

فكر في الأمر بهذه الطريقة: أنت لا تسأل ، "كم بالنسبة للكمبيوتر؟" أنت تعلن ، "أنا بحاجة إلى شراء 100 وحدة من Modop Model X ، مع ذاكرة الوصول العشوائي 16 جيجا بايت و SSD بسعة 512 جيجابايت ، للتسليم إلى مستودعنا بحلول 30 يونيو. أرسل أفضل سعر FOB."           

الهدف الأساسي هو تحليل التكلفة المقارنة القائمة على الحقائق. إنه يلغي الغموض ويجبر الموردين على التنافس على السعر والشروط التجارية الأساسية لكمية وجودة معروفة. ومن المعروف أيضًا باسم دعوة لتقديم عطاءات (ITB) أو دعوة للعطاء.   

 

​عندما يكون استخدامه أقوى:​ ​

​العناصر ذات الحجم العالي ، المنخفضة المعقد: الأجزاء القياسية ، المواد الخام ، اللوازم المكتبية. 

​مواصفات واضحة لا لبس فيها: المعروف الدقيق أو النموذج أو المعيار الفني أو المخطط. 

​السعر بصفته المحرك الأساسي: معيار اتخاذ القرار الرئيسي هو إجمالي التكلفة التي هبطت. 

​الاحتياجات المستمرة: أنت تنشئ عقودًا للمشتريات المتكررة. 

 

​RFQ مقابل RFP مقابل RFI: اختيار الأداة المناسبة للوظيفة     ​

استخدام RFQ عندما تحتاج إلى RFP يشبه استخدام المطرقة للسمف في مصباح. يعرف المهنيون الفرق. هذا الجدول هو ورقة الغش الخاصة بك.     

 

	​RFI (طلب للحصول على معلومات)​  ​	​RFQ (طلب الاقتباس)​  ​	​RFP (طلب اقتراح)​  ​
​غاية​	لجمع معلومات السوق وقدرات المورد البيطري.	​للحصول على سعر ثابت لعنصر أو خدمة محددة بوضوح.​ ​	لطلب حلول مبتكرة لمشكلة عمل معقدة.
​سؤال طرح​	"ماذا يمكنك أن تفعل؟"	​​"ماذا سيكلف؟"​  ​	"كيف ستفعل ذلك ولأي تكلفة؟"
​مستوى المواصفات​	قليل. الاستكشاف.	​عالية جدا. دقيقة وغير قابلة للتفاوض.​ ​	عامل. يتم تعريف النتيجة ، ولكن الحل مفتوح.
​معايير التقييم الرئيسية​	المورد الكفاءة ، الخبرة ، وملاءمة عامة.	​السعر ، شروط الدفع ، جدول التسليم.​ ​	النهج الفني ، القيمة المضافة ، خبرة الفريق ، التكلفة الإجمالية للملكية.
​أفضل استخدام عندما​	البحث عن سوق جديد أو إنشاء قائمة مختصرة بائع.	​شراء السلع أو البضائع القياسية حيث يتم إصلاح المتطلبات.​ ​	مصادر خدمات معقدة مثل تطوير البرمجيات أو حملات التسويق أو الاستشارات.

 

​قاعدة المحترف الإبهام: استخدم RFQ عندما يتم تعيين متطلباتك في الحجر ، وأنت تتفاوض فقط على التكلفة والشروط. إذا كانت المتطلبات نفسها بحاجة إلى حل ، فأنت بحاجة إلى طلب تقديم العروض.   

 

​عملية RFQ: مخطط مكون من 6 خطوات للنجاح    ​

عملية RFQ الفوضوية تعطي نتائج فوضوية. الانضباط والوضوح هما كل شيء. اتبع هذا الإطار المهني المكون من ستة خطوات.   

 

​الخطوة 1: التحضير الدقيق وصياغة المستندات  ​

هذه هي الخطوة الأكثر أهمية. التسرع هنا يضمن المشاكل لاحقًا. 

• ​المحاذاة الداخلية:​​ التعاون مع جميع أصحاب المصلحة (الهندسة والتمويل والخدمات اللوجستية) لوضع اللمسات الأخيرة على كل متطلبات تقنية وتجارية. لا استثناءات.  

• ​بناء وثيقة RFQ:​  ​ هذا يجب أن يشمل:  

• ​مواصفات مفصلة:​ ​ أرقام الأجزاء ، أوراق البيانات الفنية ، المخططات ، متطلبات العينة. 
• ​الشروط التجارية:​ ​ الكميات ، موقع التسليم (incoterms) ، شروط الدفع المطلوبة ، مدة العقد.   
• ​منهجية التقييم:​ ​ اذكر بوضوح كيفية منح العرض (على سبيل المثال ، أدنى عرض متوافق). 
• ​تنسيق التقديم:​ ​ تفويض استخدام قالب التسعير الخاص بك لمقارنة سهلة. 

​الخطوة 2: تنسيق القائمة المختصرة للمورد الخاص بك  ​

عادة ما يتم إرسال RFQ إلى مجموعة من الموردين تم تجميعها مسبقًا.   

• ​الجودة على الكمية:​​ لا يتعلق الأمر بإرساله إلى 100 موردي. يتعلق الأمر بإرساله إلى 5-10 موردين مؤهلين تأهيلا عاليا الذين تم تأهيلهم مسبقًا للجودة والاستقرار المالي والموثوقية.        

• ​دم جديد:​ ​ إدخال الموردين المحتملين الجدد بشكل دوري لضمان التوتر التنافسي. 

​الخطوة 3: إدارة التوزيع والتوضيح  ​

• ​إصدار رسمي:​ ​ أرسل حزمة RFQ في وقت واحد إلى جميع الموردين المدرجين في القائمة المختصرة مع موعد نهائي واضح.   

• ​قناة أسئلة وأجوبة مخصصة:​ ​ إنشاء نقطة اتصال واحدة ونافذة رسمية للموردين لطرح أسئلة التوضيح. 

• ​الشفافية هي المفتاح:​​ أي سؤال يطرحه أحد الموردين ، إلى جانب إجابته ، يجب أن يكون مجهولًا وتوزيعه عليه الجميع مقدمي العروض المشاركين. هذا يضمن ملعب مستوى مثالي. 

​الخطوة 4: الاستلام والافتتاح والتحليل  ​

• ​السرية والانضباط:​​ يجب عقد جميع العطاءات بشكل آمن وغير مفتوح حتى تم إقرار الموعد النهائي المحدد. لا استثناءات.  

• ​مقارنة منهجية:​​ استخدم قالبك الموحد لمقارنة عروض الأسطر. ننظر إلى ما وراء سعر القاع ؛ تحليل تعطل التكلفة وشروط الدفع وتواريخ التسليم.  

​الخطوة 5: منح العقد والتفاوض  ​

• ​تحديد القائد:​ ​ حدد العرض الذي يلبي أفضل المتطلبات الإلزامية ويوفر سعرًا أكثر فائدة. 

• ​التوضيح والتفاوض النهائي:​​ هذا ليس إعادة البرد. الانخراط مع العارض الأعلى لتوضيح أي نقاط بسيطة وربما التفاوض على الشروط النهائية قبل منح العقد من خلال أمر شراء رسمي (PO).  

​الخطوة 6: استجواب وإدارة العلاقات  ​

• ​إخطار العروض غير الناجحة:​​ أبلغهم على الفور ومهنية. أشكرهم على وقتهم. هذا يحافظ على علاقات قوية للفرص المستقبلية.  

• ​استخلاص المعلومات الداخلية:​​ توثيق العملية: عدد العطاءات المستلمة ، والمشكلات التي تمت مواجهتها ، والتوفير النهائي الذي تم تحقيقه. هذا يخلق المعرفة المؤسسية للجولة القادمة.  

---

​قالب RFQ: مفتاحك للمقارنة الفعالة  ​

المحترف لا يطلب اقتباسات في رسالة بريد إلكتروني. أنها توفر قالب منظم. هذا غير قابل للتفاوض للكفاءة. 

لقد أنشأنا قالب تسعير RFQ احترافي في Excel لكي تستخدمه على الفور. إنه يجبر الموردين على تحطيم تكاليفهم ويسمح لك بمقارنة العروض على الفور.     

​​[>> قم بتنزيل قالب RFQ Excel المجاني هنا <<]​    ​

​ما الذي يجعلها فعالة:​ ​

• ​تنسيق موحد:​ ​ كل مورد يقتبس في نفس التصميم. 

• ​انهيار خطاب الخط:​ ​ يمنع التكاليف الخفية من خلال المطالبة بتكلفة لكل مكون. 

• ​تركيز التكلفة الإجمالية:​ ​ يتضمن حقول لتكلفة الوحدة ، وخصومات الحجم ، والشحن ، والتكلفة الإجمالية. 

• ​الشروط والأحكام:​ ​ يلتقط جميع البيانات التجارية الرئيسية في مكان واحد. 

معاينة لقالب RFQ منظم لإجراء مقارنات واضحة للموردين.   

---

​أفضل الممارسات والمزايا والمخاطر الحرجة​

​متى تطلق العنان ل RFQ:​ ​

• أنت تشتري ​عنصر قياسي أو كتالوج .

• ​المواصفات الدقيقة ​ معروفون ولن يتغيروا. 

• ال ​ الكمية معروفة ​ وهامة بما يكفي لتبرير عرض رسمي. 

• قاعدة المورد الخاص بك ​ مؤهلة مسبقًا ​ للجودة والموثوقية. 

​المزايا التي لا يمكن إنكارها:​ ​

• ​وفورات التكلفة:​ ​ يخلق منافسة أسعار مباشرة بين الموردين. 

• ​الكفاءة والسرعة:​ ​ العملية المهيكلة أسرع من التفاوض بشكل فردي. 

• ​الشفافية والعدالة:​ ​ عملية موضوعية سهلة التدقيق والدفاع. 

• ​التقييس:​ ​ يضمن لك الحصول على ما تطلبه بالضبط. 

​تحذيرات المحترفين (المزالق لتجنبها):​ ​

• ​فخ "الكرة المنخفضة":​​ يمكن أن تكون منحها بناءً على السعر وحده لمورد غير قادر على تسليمه كارثيًا. الجودة المسبقة التأهيل هي درعك.  

• ​ابتكار خنق:​  ​ RFQ لا يطلب أفكار جديدة. تحصل بالضبط على ما تطلبه ، لا شيء أكثر من ذلك.  

• ​إغراء "ترتيب الانقسام":​​ تتمثل الممارسة غير الأخلاقية الشائعة في تقسيم مشروع كبير ومعقد إلى قطع أصغر لاستخدام RFQs وتجنب عملية RFP أكثر صرامة. هذا يؤدي إلى سوء التنسيق وارتفاع المخاطر الكلية.      

• ​عزل السوق:​​ يمكن أن يؤدي استخدام قائمة مغلقة من الموردين الحاليين فقط إلى تفويت بائعين جدد أو أكثر ابتكارًا أو أرخص.  

​الخلاصة: إتقان الأساسيات​

RFQ هو العمود الفقري للمشتريات الاستراتيجية. إنها ليست مجرد وثيقة بل عملية منضبطة مصممة للاستفادة من قوتك الشرائية وتأمين أفضل قيمة ممكنة للسلع الموحدة. تكمن قوتها في وضوحها وهيكلها وتركيزها الموضوعي على التكلفة.  

إتقان أنه ليس اختياريًا لمحترفي المشتريات ؛ إنه أمر ضروري. إنه يبني أساسًا من الانضباط المالي ، وإدارة الموردين ، وسلامة العملية التي تدفع أرباحًا على كل عملية شراء واحدة. 

 

الأسئلة المتداولة (الأسئلة الشائعة)​ ​

​Q1: هل عرض اقتباس تم تقديمه ردًا على عرض RFQ الخاص بنا عرضًا ملزمًا قانونًا؟​    ​

​A:​ ​ عادة ، نعم. يعتبر الاقتباس المقدم بشكل صحيح عمومًا عرضًا ملزمًا لتزويد السلع أو الخدمات بالسعر المحدد. ومع ذلك ، يتم تحويله فقط إلى عقد رسمي عندما يصدر المشتري أمر شراء (PO) بناءً على هذا الاقتباس ويقبله المورد. الشروط والأحكام داخل RFQ الخاص بك أمر بالغ الأهمية في إدارة هذه العملية.      

​س 2: كيف نتعامل مع RFQ إذا كان هناك مورد مؤهل واحد فقط لجزء متخصص؟​     ​

​A:​ ​ هذا سيناريو "المصدر الوحيد". لا يزال RFQ ذا قيمة. إنها توثق رسميًا التفاوض على التكاليف ، ويضمن الاتفاق على الشروط التجارية (التسليم ، والدفع) ، ويوفر دربًا ورقيًا للمراجعات الداخلية. يمكنك التفاوض مباشرة مع المورد الفردي ولكنك لا تزال تقضي على الاتفاقية من خلال عملية RFQ و PO.      

​س 3: هل يمكن للمورد تغيير اقتباسه بعد التقديم ولكن قبل الموعد النهائي؟​   ​

​A:​ ​ نعم ، تتيح معظم أنظمة التعليم الإلكتروني للموردين تعديل عروضهم حتى وقت الإغلاق. هذه هي الممارسة المعتادة للسماح بالتصحيحات أو تحديثات تكلفة اللحظة الأخيرة. بمجرد مرور الموعد النهائي ، يتم قفل العرض عادة ولا يمكن تغييره.  

​س 4: ما هي أفضل طريقة للتعامل مع خطأ في التسعير في عرض رابح (على سبيل المثال ، سوء تقدير واضح)؟​   ​

​A:​ ​ هذا وضع حساس. يتمثل النهج المهني في الاتصال بالمورد ، والإشارة إلى الخطأ المشتبه به ، والسماح لهم بتأكيد العرض أو سحبه. يمكن أن يؤدي منح العقد القائم على خطأ معروف إلى علاقة الموردين المتنازع عليها وغير وظيفي. يجب أن تتضمن شروط RFQ شرطًا حول كيفية معالجة الأخطاء الرياضية.    

​س 5: تلقينا عرضًا أقل بكثير من غيرها. هل هذا فوز تلقائي؟​   ​

​A:​ ​ ليس تلقائيا. يمكن أن يكون العطاء المنخفض جذريًا علامة حمراء. قد يشير ذلك إلى أن المورد يسيء فهم المتطلبات ، أو يقترح مواد دون المستوى المطلوب ، أو ارتكب خطأً حاسماً ، أو يشارك في عرض "منخفض الكرة" للفوز بالأعمال التجارية مع خطط لرفع الأسعار لاحقًا. يستلزم عملية تأهيل وتوضيح شامل قبل الجائزة.  

​س 6: إلى أي مدى يجب أن نكون محددين بشأن معايير التقييم في RFQ؟​     ​

​A:​ ​ كن شفافا. على الرغم من أن السعر هو المفتاح ، فسيتم النظر في عوامل أخرى ، مثل سرعة التسليم أو طول الضمان أو مرونة مصطلح الدفع. حتى ترجيح هذه العوامل الثانوية (على سبيل المثال ، "السعر 80 ٪ ، تاريخ التسليم 20 ٪") هو أفضل الممارسات. الشفافية تقلل من النزاعات وتضمن لمعرفة الموردين ما الذي يجب تحسينه.      

​س 7: هل من الأخلاقي استخدام أقل عرض أسعار مقدمة للتفاوض مع موردنا المفضل (ولكن أكثر تكلفة)؟​   ​

​A:​ ​ يعتبر هذا غير أخلاقي للغاية إذا تم إغلاق العطاءات. إنه يقوض العملية التنافسية ويمكن أن يلحق الضرر بسمعتك. إذا كان لديك مورد مفضل ، تفاوض معهم قبل إصدار RFQ النهائي. يجب أن تكون عملية تقديم العطاءات نفسها منافسة عادلة وصادقة.   

​س 8: ماذا يحدث إذا لم يفي الموردون بمتطلباتنا المحددة في اقتباساتهم؟​   ​

​A:​ ​ لديك خياران رئيسيان: 1) إعادة إصدار RFQ بمواصفات موضحة أو مريحة ، أو 2) الدخول في مفاوضات مع أقرب مزايد متوافق لمعرفة ما إذا كان يمكن العثور على حل. أنت غير ملزم بمنح عقد إذا لم يفي أي عرض بالمتطلبات الإلزامية.        

​س 9: ما وراء Excel ، ما هي الأدوات التي يستخدمها المهنيون لإدارة عملية RFQ؟​       ​

​A:​ ​ تستخدم المنظمات الأكبر مخصصة ​   E-Souncing ​ أو ​  المشاركة الإلكترونية ​ المنصات (على سبيل المثال ، SAP Ariba ، Coupa ، Fairmarkit). تعمل هذه الأنظمة على أتمتة العملية بأكملها: توزيع المستندات ، واستضافة بوابة سؤال وجواب آمنة ، وإجراء مزادات عكسية ، وتوفير أدوات تحليلية لتحليل العطاء ، كل ذلك مع ضمان الامتثال للتدقيق.     

​Q10: كيف يمكننا منع "التسوق في العطاء" - باستخدام اقتباساتنا للحصول على صفقة أفضل في مكان آخر؟​  ​

​A:​ ​ هذا خطر عند العمل مع الوكلاء أو الموزعين. أفضل تخفيف هو تشمل سرية قوية و ​ ​"لا تتسوق "الجمل ​ في شروط وأحكام RFQ الخاصة بك. بناء علاقات طويلة الأجل وموثوق بها مع موردي المستوى -1 يقلل من هذا المخاطر أيضًا.      

​س 11: هل يجب أن نقدم ملاحظات للموردين غير الناجحين الذين يطلبون ذلك؟​   ​

​A:​ ​ قطعاً. توفير التعليقات العامة البناءة هي السمة المميزة للمشتريات المهنية. إنه يساعد الموردين على فهم قرارك وتحسين عروضهم المستقبلية. احتفظ بها على مستوى رفيع المستوى-EX ، "كان تسعيرك غير قادر على المنافسة على عناصر الوحدة الرئيسية" ، أو "منافس قدم شروط دفع أكثر مواتاة". تجنب مشاركة بيانات منافس محددة.    

​Q12: هل يمكن استخدام RFQ للخدمات ، أم أنها فقط للبضائع؟​    ​

​A:​ ​ يمكن استخدامه للخدمات الموحدة المتكررة حيث يتم تعريف الإخراج بوضوح. ومن الأمثلة على ذلك خدمات الحارس أو صيانة العشب أو خدمات الطباعة بالجملة. إذا كانت الخدمة تتطلب مدخلات إبداعية أو خبرة متخصصة أو حلول متغيرة ، فإن طلب تقديم العروض هو الأداة الأكثر ملاءمة.