ما هي شراء مؤشرات الأداء الرئيسية؟ | الدليل النهائي مع أمثلة ومقاييس

​إذا كان فريق المشتريات الخاص بك لا يزال يتم قياسه فقط على وفورات في التكاليف ، فأنت لا تطير فقط - تترك قيمة هائلة على الطاولة. بالنسبة لقادة المشتريات الحديثة ، تطورت الوظيفة بشكل جذري من مركز التكلفة التكتيكية إلى سائق قيمة استراتيجية. لكن لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه. 

إذن ، ما هي شراء مؤشرات الأداء الرئيسية؟ إن شراء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي مجموعة من المقاييس القابلة للقياس الكمي المستخدمة لتقييم ومراقبة الكفاءة والفعالية والمواءمة الاستراتيجية لأنشطة المشتريات الخاصة بالمنظمة. فهي تترجم عمليات المشتريات المعقدة إلى رؤى واضحة القائمة على البيانات ، وتمكين القادة من تحسين الإنفاق ، وتخفيف مخاطر المشاركة ، وضمان الجودة بشكل ملحوظ.   

يتجاوز هذا الدليل النهائي التعريفات الأساسية. سوف نستكشف إطارًا شاملاً لمؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات ، وتوضيح كيفية تنفيذها بأمثلة في العالم الحقيقي ، والكشف عن كيفية الاستفادة منها لوضع وظيفة المشتريات الخاصة بك كأصل استراتيجي أساسي. 

 

 

​لماذا المشتريات مؤشرات الأداء الرئيسية هي نجم نورث الاستراتيجي الخاص بك

​

فهم "ماذا" غير مجدي بدون "لماذا". تطبيق إطار مؤشر KPI قوي لا يتعلق بالإدارة الدقيقة ؛ إنه يتعلق بالتمكين والمواءمة الاستراتيجية.   

​من التفاعل إلى الإدارة الاستباقية: توفر مؤشرات الأداء الرئيسية إشارات في وقت مبكر. يتيح لك الانخفاض المفاجئ في معدل توصيل المورد في الوقت المحدد أو ارتفاع الرفض في الجودة معالجة المشكلات قبل تصعيدها إلى باهظة الثمن اضطرابات سلسلة التوريد.

​اتخاذ القرارات التي تعتمد على البيانات: لا يوجد مكان في المشتريات الحديثة. يحل مؤشرات الأداء الرئيسية محل الحدس ببيانات صلبة ، مما يعزز موقفك في مزود  المفاوضات وتبرير الاستثمارات في التكنولوجيا الجديدة وتوجيه قرارات المصادر الاستراتيجية. 

​تعزيز المساءلة والأداء: تحدد مقاييس واضحة توقعات لا لبس فيها لكل من فريقك الداخلي ومورديك الخارجيين. هذا يعزز ثقافة التحسين المستمر وتميز الأداء. 

​إظهار قيمة المشتريات: بيانات KPI الملموسة هي أقوى أداة لتوصيل مساهمة المشتريات إلى C-Suite. إن تجاوز "الأموال المحفوظة" لإظهار تأثيرك على الحد من المخاطر والابتكار والكفاءة التشغيلية يؤمن مقعدك على الطاولة الاستراتيجية.     

 

النجاح المعماري: كيفية تعيين شراء  مؤشرات الأداء الرئيسية 

​

إن مقبرة استراتيجيات المشتريات الفاشلة مليئة بالفرق التي تقيس كل شيء ولكن لم يحقق شيئًا. الهدف هو عدم تتبع كل مقياس ممكن ولكن تتبع الحق. 

 

​1. التوافق مع أهداف العمل:​  ​

يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك مرآة لاستراتيجية شركتك. إذا كان هدف الشركة هو التوسع في السوق ، فيجب أن تركز مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك على قدرة المورد وأوقات الرصاص والابتكار. إذا كان الهدف هو المرونة التشغيلية ، فإن إعطاء الأولوية لإدارة مخاطر الموردين وتنويعها. هذا يضمن أن المشتريات ليست وظيفة معزولة ولكنها سائق لا يتجزأ من نجاح الأعمال. 

 

​2. تطبيق الإطار الذكي:​  ​

يجب أن يكون كل مؤشر KPI الذي تتبناه  

​محدد: استهداف منطقة دقيقة (على سبيل المثال ، "تقليل مهلة المورد ،" وليس "تحسين الموردين"). 

​قابلة للقياس: تحديد النتيجة مع صيغة. 

​قابلة للتحقيق: تعيين أهداف طموحة ولكن واقعية. 

​ذات الصلة: مرتبطة مباشرة بالهدف الاستراتيجي. 

​المرتبط بالوقت: حدد موعدًا نهائيًا واضحًا للإنجاز. 

 

​3. تجنب التحميل الزائد:​  ​

ابدأ بمجموعة مركزة من 5-8 مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية حقًا. لوحة القيادة المربوطة بعشرات من المقاييس تخفف من التركيز وتخفي ما يهم حقًا. يمكنك التوسع لاحقًا مع نمو نضج البيانات الخاص بك.     

 

مكتبة مؤشرات KPI للمشتريات: تصنيف استراتيجي  ​

لإدارة الأداء بشكل فعال ، يجب عليك القياس عبر أبعاد متعددة. فيما يلي تفاصيل مصنفة لمؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات الأساسية ، كاملة مع الصيغ والسياق الاستراتيجي. 

 

​الفئة 1: التكلفة والتوفير مؤشرات الأداء الرئيسية  ​

التركيز: التأثير المالي المباشر والتقاط القيمة. 

 

KPI	الصيغة والمثال	البصيرة الاستراتيجية
​وفورات التكلفة​	(Old Price - New Price) x Quantity	يتتبع "المدخرات الصعبة" الملموسة من المفاوضات والتوحيد والمصادر الاستراتيجية. ​مثال:​ ​ "تحقيق تخفيض التكلفة بنسبة 7 ٪ على المواد المباشرة التي تنفق في H2."
​تجنب التكلفة​	Value of Avoided Price Increase	يقيس "المدخرات اللينة" عن طريق منع تضخم التكلفة في المستقبل. ​مثال:​ ​ "من خلال التفاوض على عقد ثابت لمدة 3 سنوات ، تجنبنا زيادة في أسعار السوق بنسبة 12 ٪."
​المشتريات العائد على الاستثمار​	(Annual Cost Savings + Cost Avoidance - Annual Operating Cost) / Annual Operating Cost	المقياس النهائي لكفاءة وظيفة المشتريات. تشير نسبة 5: 1 أو أعلى إلى فريق عالي الأداء.

 

​الفئة 2: أداء المورد مؤشر أسرعاوين كي كبيس  ​

التركيز: الجودة والموثوقية وقيمة الشراكة. 

 

KPI	الصيغة والمثال	البصيرة الاستراتيجية
​معدل عيب المورد​	(Number of Defective Units / Total Units Received) x 100%	مقياس مباشر للجودة الواردة. يشير ارتفاع معدلات الإشارات إلى مشكلات الإنتاج في المورد ويخاطر بجودة منتجك.
​معدل التسليم في الوقت المحدد (OTD) ​	(Number of On-Time Deliveries / Total Deliveries) x 100%	حاسمة لتصنيع العجاف وإدارة المخزون. تأخير توقف الإنتاج وزيادة تكاليف أسهم السلامة.
​توافر المورد​	(Number of Times Item was Available / Total Order Requests) x 100%	يقيم قدرة المورد على الاستجابة لمطالب الطوارئ أو زيادة متطلبات المرونة الرئيسية.

 

​الفئة 3: KPIs الكفاءة التشغيلية   ​

التركيز: التميز في العملية الداخلية وخفة الحركة. 

 

KPI	الصيغة والمثال	البصيرة الاستراتيجية
​وقت دورة الشراء​	Average Time from Requisition to PO Approval	يقيس كفاءة سير العمل الداخلي الخاص بك. أوقات دورة طويلة تأخير المشاريع ويمكن أن تجبر الإنفاق المافريك.
​نسبة شراء الطوارئ​	(Value of Emergency Purchases / Total Procurement Spend) x 100%	مؤشر على ضعف التخطيط والتنبؤ. نسبة مئوية عالية للإنفاق غير المنضبط للإنفاق على مافريك وارتفاع التكاليف.
​إنفاق تحت الإدارة (SUM)​ ​	(Managed Spend / Total Addressable Spend) x 100%	ربما أهم مؤشرات الأداء الرئيسية. إنه يقيس مدى سيطرتك على الإنفاق الكلي. انخفاض المبلغ يعني ارتفاع الإنفاق المنشط وفرص الادخار ضائعة.

 

​الفئة 4: الامتثال والمخاطر مؤشرات الأداء الرئيسية  ​

التركيز: التخفيف من التعرض وضمان الالتزام. 

 

KPI	الصيغة والمثال	البصيرة الاستراتيجية
​معدل الامتثال للعقد​	(Spend in Compliance with Contract Terms / Total Spend with Contracted Suppliers) x 100%	إذا كنت التفاوض على شروط رائعة  لكن لا أحد يستخدمهم ، فلن تنقذ شيئًا. هذا يقيس فعالية بدء العقد والإدارة.
​عدد موردي المصدر الواحد​	Count of Suppliers who are the sole source for a category	يحدد مخاطر التبعية الحرجة. يتطلب العدد العالي استراتيجية تخفيف (على سبيل المثال ، مصادر مزدوجة ، مخزون السلامة).

 

​الفئة 5: مؤشرات الأداء التوجيهية و ESG   ​

التركيز: خلق القيمة المستدامة والأخلاقية. 

 

KPI	مثال	البصيرة الاستراتيجية
​تنوع الموردين تنفق​	(Spend with Diverse-Owned Businesses / Total Spend) x 100%	يقود الابتكار ، ويعكس القيم الاجتماعية ، ويمكن أن يوفر في كثير من الأحيان قاعدة توريد أكثر مرونة وتنافسية.
​معدل الامتثال ESG ​	% of Strategic Suppliers that have completed a sustainability self-assessment	يخفف من المخاطر السمعة وسلسلة التوريد الخاصة بك في المستقبل ضد تشديد اللوائح البيئية.

 

​من البيانات إلى الإجراء: إطار من 4 خطوات للتنفيذ  

​

​الخطوة 1: توحيد البيانات  ​

لا يمكنك قياس ما لا يمكنك رؤيته. دمج البيانات من أنظمة ERP ، P2P ، بوابات الموردين ، وحتى الفواتير في مصدر واحد للحقيقة. تتبع Excel اليدوي عرضة للخطأ وليس قابلاً للتطوير. استثمر في تحليلات المشتريات المخصصة أو منصة إدارة الإنفاق (على سبيل المثال ، SIEVO ، Precoro) لتجميع البيانات الآلي.         

 

​الخطوة 2: التصور وفرقة القيادة  ​

تحويل البيانات الخام إلى رؤى. استخدم لوحات المعلومات (في Power BI أو Tableau أو برنامج المشتريات الخاص بك) لإنشاء عرض في الوقت الفعلي ، AT-A-Glance لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. هذا يسمح لاكتشاف الاتجاه الفوري واكتشاف الشذوذ.           

 

​الخطوة 3: إنشاء إيقاع مراجعة  ​

البيانات بدون مناقشة لا قيمة لها. معهد المراجعات التشغيلية الشهرية الإلزامية مع فريقك والمراجعات الإستراتيجية الفصلية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. لا تقم فقط بالإبلاغ عن الأرقام ؛ اسأل "لماذا؟" وراء كل تغيير كبير. 

 

​الخطوة 4: أغلق حلقة التعليقات  ​

استخدم رؤى KPI الخاصة بك لدفع الإجراء. احتفل بالموردين الذين يتفوقون ويتعاونون مع أولئك الذين يعانون من ضعف الأداء لإنشاء خطط عمل تصحيحية. داخليًا ، استخدم البيانات لتحسين العمليات ، وتحديث السياسات ، وموظفي التدريب.   

 

​المزالق لتجنب: مراقبة المحترفين

​

​مقاييس الغرور: تجنب المقاييس التي تبدو جيدة على الورق ولكن لا تقود القرارات (على سبيل المثال ، عدد POS المعالجة). يجب أن يكون لدى كل مؤشرات الأداء الرئيسية مالك واضح وإجراء محدد مرتبط به.      

​عدم وجود سياق: رقم في عزلة لا معنى له. معدل OTD 95 ٪ جيد ، ولكن إذا كان معيار الصناعة 98 ٪ ، فهذا يمثل مشكلة. دائمًا ما يكون معايير الأداء السابق ، ومعايير الصناعة ، والأهداف المعلنة.     

​باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية كسلاح: الهدف هو التحسن وليس العقاب. تعزيز بيئة خالية من اللوم حيث يتم استخدام البيانات لتشخيص الأسباب الجذرية وإيجاد حلول مع فريقك والموردين. 

 

​الخلاصة: قم بتحويل وظيفة المشتريات الخاصة بك​

شراء مؤشرات الأداء الرئيسية هي لغة المشتريات الاستراتيجية الحديثة. هم الجسر بين التنفيذ التكتيكي والقيادة التي تعتمد على القيمة. عن طريق تجاوز مقاييس التكلفة التبسيطية واعتماد متوازن ، بطاقة النتائج الاستراتيجية ، يمكنك تمكين فريقك ليس فقط توفير المال ولكن لدفع الابتكار ، وبناء سلاسل التوريد المرنة ، وإثبات دور المشتريات الذي لا غنى عنه بشكل لا غنى عنه في تحقيق أهداف الشركات.  

توقف عن الطيران أعمى. ابدأ في قياس ما يهم. 

 

الأسئلة المتداولة (الأسئلة الشائعة)​ 

​

​Q1: كم مرة يجب أن نراجع وربما نغير مؤشرات الأداء الرئيسية لشراءنا؟​  ​

​ج: إجراء مراجعة رسمية لإطار عمل KPI الخاص بك على الأقل سنويًا. ومع ذلك ، كن مستعدًا للتكيف عاجلاً إذا كانت شركتك تخضع لتحول استراتيجي كبير ، مثل إدخال أسواق جديدة أو عملية دمج أو عملية استحواذ كبيرة أو تغيير في خطوط الإنتاج الأساسية. يجب أن تعكس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك دائمًا أهداف العمل الحالية.   

 

​Q2: ما هي أكبر عقبة عند تنفيذ نظام KPI أولاً ، وكيف يمكننا التغلب عليه؟​    ​

​ج: العقبة الأكثر شيوعًا هي تجزئة البيانات. غالبًا ما يتم تنفيذ بيانات الإنفاق والموردين عبر أقسام مختلفة (تكنولوجيا المعلومات والتسويق والعمليات) بتنسيقات مختلفة. للتغلب على هذا ، ابدأ بفئة واحدة عالية التأثير حيث يمكن الوصول إلى البيانات نسبيًا. استخدم هذا كمشروع تجريبي لإظهار القيمة وبناء القضية لأداة تحليلات المشتريات المركزية. 

 

​س 3: كيف نحصل على المشاركة من الإدارات الأخرى المقاومة لقياسها على مؤشرات الأداء الرئيسية الجديدة؟​   ​

​ج: تأطير مؤشرات الأداء الرئيسية كأداة للتمكين ، وليس التحكم. أظهر الإدارات كيف يمكن للبيانات أن تساعد هم : يمكن أن يثبت التسويق عائد الاستثمار لإنفاق برامجهم ، يمكن أن تضمن العمليات العرض لمشاريعها. إشراكهم في عملية تحديد الأهداف لضمان صلة مؤشرات الأداء الرئيسية بنجاحها ، مما يجعلهم متعاونين بدلاً من موضوعات القياس.  

 

​Q4: هل هناك مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالصناعة التي يجب على شركات التصنيع تحديد أولوياتها على الآخرين؟​  ​

​ج: بالتأكيد. على الرغم من أن مقاييس التكلفة عالمية ، يجب على الشركات المصنعة التركيز بشكل كبير على تباين مهلة الموردين والوفاء بالطلب المثالي. يعد استقرار المهلة المهمة أمرًا بالغ الأهمية لممارسات المخزون الهزيلة مثل JIT (في الوقت المناسب) ، وقياس النسبة المئوية للطلبات التي تصل في الوقت المحدد ، بالكامل ، غير تالفة ، ومع الوثائق الصحيحة تؤثر بشكل مباشر على كفاءة خط الإنتاج.     

 

​س 5: بالنسبة لشركة صغيرة ذات موارد محدودة ، ما هي 3 مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب أن تبدأ بها؟​     ​

​ج: التركيز على الأساسيات: (1) الإنفاق تحت الإدارة (٪ من إجمالي إنفاقك تحكم بنشاط) ، (2) متوسط ​​دقة مدة الدفع (هل تدفع وفقًا للشروط المتفق عليها لتجنب الرسوم أو الخصومات المفقودة؟) ، و (3) مخاطر تركيز الموردين الأعلى (ما هي النسبة المئوية لإنفاقك مع أفضل 3 موردين؟). يوفر هؤلاء الثلاثة أقصى قدر من البصيرة لأدنى جهد التتبع.         

 

​س 6: كيف يمكننا قياس الفوائد "اللينة" للشراء بشكل فعال ، مثل الابتكار أو التخفيف من المخاطر؟​   ​

​ج: استخدم مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس هذه المناطق. من أجل الابتكار ، تتبع مقاييس مثل "عدد الأفكار الجديدة أو تحسينات العملية التي يتم الحصول عليها من الموردين سنويًا." من أجل المخاطر ، قم بقياس "النسبة المئوية للموردين الأهمية مع تقييمات المخاطر المكتملة والمحدثة". هذا يحول المفاهيم المجردة إلى مقاييس قابلة للتتبع يمكن التحكم فيها. 

 

​س 7: يتم تجاهل بطاقات الأداء في أداء الموردين. كيف يمكننا أن نجعلهم أكثر قابلية للتنفيذ؟​   ​

​ج: انتقل من بطاقة تقرير إلى أداة تعاون. بدلاً من مجرد إرسال بطاقة الأداء ، حدد موعد مراجعة الأعمال الفصلية (QBR) مع الموردين الاستراتيجيين. استخدم بيانات KPI كجدول أعمال لمناقشة الأسباب الجذرية للقضايا وخطط تحسين المشاركة. هذا يحول الديناميكية من العقابية إلى الشراكة التي تركز على الشراكة ، مما يؤدي إلى تغيير حقيقي.    

 

​س 8: ما هو الخطأ الشائع لمؤشرات الأداء الرئيسية التي ترتكبها فرق المشتريات الناضجة؟​   ​

​ج: الخطأ الشائع هو التركيز على مؤشرات التأخير فقط (على سبيل المثال ، وفورات في التكاليف المحققة). المؤشرات الرائدة تنبؤية. على سبيل المثال ، يعد تتبع "عدد أحداث المصادر التي تم إجراؤها قبل انتهاء العقد" مؤشراً رائدًا يمنع الإنفاق المافريك بشكل استباقي ويضمن المدخرات في المستقبل. التوازن بين لوحة القيادة الخاصة بك مع كلا النوعين. 

 

​س 9: كيف يجب أن نتعامل مع الموقف الذي تقترح فيه مؤشرات الأداء الرئيسية أن المورد يفشل ، لكن تجربتنا النوعية إيجابية؟​   ​

​ج: البيانات هي إشارة ، وليس حكمًا. استخدمه لبدء محادثة. قدم بيانات KPI إلى المورد الخاص بك واطلب من وجهة نظرهم. قد يكون هناك سبب وجيه (حدث لمرة واحدة ، خطأ في البيانات في نهايتك) لم تكن على دراية بها. هذا النهج محترم وغالبًا ما يكشف عن رؤى تشغيلية أعمق يمكن أن تفوت البيانات الخالصة.   

 

​Q10: هل هناك KPI لقياس كفاءة فريق المشتريات نفسه؟​    ​

​ج: نعم ، فكر في تتبع وقت دورة المصادر - متوسط ​​عدد الأيام من تحديد الحاجة إلى توقيع العقد. يشير وقت دورة التقصير إلى تحسين العمليات الداخلية ، وإدارة أفضل لأصحاب المصلحة ، والتفاوض الأكثر فاعلية ، أن توضح أن الفريق يعمل بشكل أكثر ذكاءً ، وليس أكثر صعوبة.