ما هي العناصر الخمس للشراء؟ دليل محترفي المشتريات

إذا كنت قد بحثت عن "العناصر الخمسة للشراء" عبر الإنترنت، فمن المحتمل أنك وجدت نفسك أكثر حيرة مما كنت عليه عندما بدأت. تتحدث معظم المقالات إما عن العناصر الأربعة للتسويق أو تناقش "الحقوق الخمسة" للمشتريات بدلاً من ذلك. 

هذه هي الحقيقة: يختلف إطار العمل الخمسة P في الشراء اختلافًا جوهريًا عن التسويق، وعندما يتم فهمه بشكل صحيح، يصبح أحد أقوى الأدوات في عملك. مجموعة أدوات المشتريات .

دعونا نزيل الارتباك مرة واحدة وإلى الأبد. 

 

 

ما بعد التسويق: لماذا يهم هذا الإطار في المشتريات

 

تركز العناصر الأربعة الكلاسيكية للتسويق (المنتج، السعر، المكان، الترويج) على البيع. لكن في مجال المشتريات، نحن نركز على الشراء بشكل استراتيجي. ولهذا السبب قمنا بتعديل إطار العمل بنقطة خامسة حاسمة: عملية .

فكر في الأمر بهذه الطريقة: بينما يحاول التسويق التأثير على المشترين، يحتاج الشراء إلى اتخاذ قرارات شراء استراتيجية مستنيرة تؤثر على أرباحك النهائية. تمنحك النقاط الخمس طريقة منظمة لتقييم كل قرار شراء بشكل شامل. 

 

تم تفكيك عملية الشراء 5 P  

 

المنتج: إنه أكثر من مجرد مواصفات

في مجال المشتريات، يتجاوز "المنتج" الميزات الأساسية. نحن نتحدث عن تحليل المتطلبات الإجمالية. 

اسمحوا لي أن أعطيكم مثالا حقيقيا. عند شراء المعدات الصناعية، فإنك لا تنظر فقط إلى مواصفات الآلة. تحتاج إلى النظر: 

• متطلبات الصيانة وتوافر الخدمة

• التوافق مع أنظمتك الحالية

• العمر المتوقع وبيانات الموثوقية

• شهادات الامتثال البيئي

• متطلبات التدريب لفريقك

أكبر خطأ أراه؟ تركز الشركات فقط على سعر الشراء الأولي دون النظر إلى ما يحدث عندما يتعطل المنتج خلال عامين. فكر دائمًا في دورة حياة المنتج بأكملها. 

 

السعر: التفاهم التكلفة الإجمالية للملكية 

هذا هو المكان الذي يخطئ فيه معظم الناس. السعر ليس فقط الرقم الموجود في الفاتورة. 

دعونا نحلل ما يهم حقًا: 

• تكلفة الاقتناء: سعر الشراء الفعلي

• تكاليف التشغيل: استهلاك الطاقة والمواد الاستهلاكية المطلوبة

• تكاليف الصيانة: عقود الخدمة، قطع الغيار

• تكاليف التخلص: الرسوم البيئية، تكاليف إعادة التدوير

• التكاليف الخفية: وقت التدريب، ووقت توقف التثبيت

إليك قاعدة بسيطة: إذا لم تكن تحسب التكلفة الإجمالية للملكية (TCO)، فأنت لا تفهم تكاليفك حقًا.   

 

 

مكان: قرارات التوريد الاستراتيجية 

"المكان" في المشتريات يعني تحسين جغرافية سلسلة التوريد الخاصة بك. يتعلق الأمر بموازنة التكلفة مقابل المخاطر.  

النظر في هذه الأسئلة: 

• كم عدد المناطق الزمنية البعيدة عن المورد الخاص بك؟

• ما هو الاستقرار السياسي في منطقتهم؟

• هل هناك نقاط فشل واحدة في سلسلة الخدمات اللوجستية الخاصة بك؟

• ما هي تكلفة حمل مخزونك مقابل تكلفة الشحن؟

خلال الوباء، تمكنت الشركات التي قامت بتنويع استراتيجية "المكان" الخاصة بها من النجاة من اضطرابات سلسلة التوريد بشكل أفضل بكثير من تلك التي تعتمد على مناطق مصادر واحدة. 

 

العملية: محرك المشتريات

هذا هو P الذي يجعل المشتريات فريدة من نوعها. تحدد عملياتك كفاءتك وامتثالك.   

تتضمن عملية الشراء القوية: 

• موحدة تأهيل المورد 

• مسح سير عمل الموافقة

• أنظمة أوامر الشراء الآلية

• مراجعات الأداء المنتظمة

• آليات التحسين المستمر

لقد رأيت الشركات توفر مئات الساعات شهريًا فقط من خلال تبسيط عملية الطلب حسب الطلب. إن العملية الصحيحة لا تتعلق بالبيروقراطية، بل تتعلق بإزالة الاحتكاك. 

 

الناس: العنصر البشري

الناس ليسوا مجرد فريقك الداخلي. يغطي هذا P الجميع في نظام التوريد الخاص بك.   

تحتاج إلى النظر: 

• علاقات الموردين: هل تقومون ببناء شراكات أم مجرد معاملات؟ 

• أصحاب المصلحة الداخليون: هل تتماشى مع احتياجاتهم الحقيقية؟

• قدرة الفريق: هل يتمتع فريقك بالمهارات المناسبة للمشتريات الحديثة؟

• دعم الإدارة: هل يفهم المديرون التنفيذيون القيمة الإستراتيجية للمشتريات؟

تذكر: أفضل استراتيجية تفشل دون أن ينفذها الأشخاص المناسبون. 

 

5 حقوق مقابل 5 حقوق: اختيار إطار العمل الخاص بك   

 

ربما تتساءل كيف يختلف هذا عن "الحقوق الخمسة" الخاصة بالمشتريات (الجودة المناسبة، والكمية، والسعر، والزمان، والمكان). وهنا التمييز البسيط: 

الحقوق الخمسة هي مقاييس نتائجك، فهي تخبرك ما إذا كنت قد اتخذت قرارًا جيدًا أم لا. 
إن العناصر الخمسة هي إطار عمل اتخاذ القرار الخاص بك، فهي تساعدك على اتخاذ هذا القرار الجيد في المقام الأول.

استخدم الحقوق الخمسة لتقييم الأداء، والخمس نقاط لتوجيه إستراتيجيتك. 

 

وضع النظرية موضع التنفيذ: تطبيقات العالم الحقيقي

 

مثال التصنيع: مصادر المواد الخام

عند مساعدة مصدر العميل مكونات الألومنيوم ، طبقنا الـ 5 P هكذا:    

• المنتج: لا يقتصر تحديده على تكوين السبائك فحسب، بل يشمل أيضًا متطلبات تشطيب السطح ومعايير الاعتماد

• السعر: التكلفة الإجمالية للملكية المحسوبة بما في ذلك نسبة مخلفات التصنيع وقيمة إعادة التدوير

• المكان: اخترت موردًا إقليميًا على الرغم من ارتفاع سعر الوحدة لأن التكاليف اللوجستية كانت أقل بنسبة 40%  

• العملية: تم تنفيذ التسليم في الوقت المناسب باستخدام مشغلات المخزون الآلية

• الأشخاص: شمل الفريق الفني للمورد في تحسينات التصميم التي أدت إلى تقليل هدر المواد

النتيجة؟ انخفاض إجمالي التكاليف بنسبة 15% والتسليم في الوقت المحدد بنسبة 99.8%.    

 

العناصر الخمسة الحديثة: الامتدادات الرقمية والمستدامة

 

تتطلب المشتريات اليوم تحديث تفكيرنا: 

• المنتج الرقمي: يتضمن الآن ميزات أمان البيانات والتوافق مع واجهة برمجة التطبيقات (API). 

• التسعير الديناميكي: تسعير السوق في الوقت الحقيقي وأتمتة العقود

• المكان الافتراضي: الموردين المعتمدين على السحابة وتقديم الخدمات الرقمية

• عملية آلية: تحليلات مدعومة بالذكاء الاصطناعي وتقنية blockchain للتحقق  

• الأشخاص المتصلون بالشبكة: التعاون عن بعد وإدارة الفريق العالمي

بالإضافة إلى ذلك، نحن الآن نتكامل الاعتبارات البيئية والاجتماعية والحوكمة  في كل P - من المواد المستدامة إلى ممارسات العمل الأخلاقية. 

 

مجموعة أدوات التنفيذ الخمسة الخاصة بك

 

معرفة النظرية شيء واحد؛ وتطبيقه شيء آخر. ولهذا السبب قمنا بإنشاء مجموعة أدوات عملية يمكنك استخدامها على الفور. 

[قم بتنزيل مجموعة أدوات المشتريات المجانية المكونة من 5 عناصر]    

ويشمل: 

• قائمة مراجعة القرار 5 P - لا تفوت أي عامل حاسم مرة أخرى   

• قالب حاسبة التكلفة الإجمالية للملكية - أتمتة حسابات التكلفة الإجمالية

• تقييم الموردين بطاقة الأداء - مقارنة البائعين بموضوعية 

• خارطة طريق التنفيذ - دليل خطوة بخطوة لطرح ذلك

 

خطواتك التالية

ابدأ صغيرًا. اختر فئة واحدة من الإنفاق وقم بتطبيق إطار 5P على قرار التوريد التالي. سوف تتفاجأ بمدى وضوح خياراتك.    

تذكر أن الهدف ليس الكمال، بل التقدم. في كل مرة تستخدم فيها إطار العمل هذا، ستتمكن من اتخاذ قرارات أفضل وبناء قيمة أكبر لمؤسستك. 

هل أنت مستعد لتحويل نهج الشراء الخاص بك؟ قم بتنزيل مجموعة الأدوات المجانية أعلاه، أو إذا كنت ترغب في الحصول على إرشادات مخصصة، [جدولة استشارة سريعة مع خبراء المشتريات لدينا ]. سنساعدك على تطبيق هذه المبادئ على التحديات المحددة التي تواجهك.  

 

الأسئلة المتداولة: تنفيذ إطار العمل الخمسة P 

 

1. س: كيف يمكننا تكييف إطار 5P لشراء الخدمات بدلاً من السلع المادية؟    

A: المبادئ هي نفسها، لكن تركيزك يتغير. بالنسبة إلى "المنتج"، حدد نطاق العمل والتسليمات بوضوح. بالنسبة إلى "السعر"، ركز على التسعير على أساس القيمة أو نماذج التجنيب بدلاً من تكلفة الوحدة. "المكان" يتعلق بموقع مقدم الخدمة وقدرته على تقديم الخدمة عن بعد أو في الموقع. "العملية" تنطوي على الإدارة اتفاقيات مستوى الخدمة (اتفاقيات مستوى الخدمة)، و"الأشخاص" أمر بالغ الأهمية - فأنت تشتري خبراتهم وجودة فريقهم. 

 

2. س: شركتنا صغيرة وليس لديها فريق مشتريات مخصص. هل هذا الإطار معقد للغاية بالنسبة لنا؟ 

A: مُطْلَقاً. في الواقع، إنها أكثر قيمة لأنها توفر البنية التي قد تفتقر إليها. ابدأ بتطبيقه على أكبر مشترياتك أو أكثرها تعقيدًا أولاً. لا تحتاج إلى برامج فاخرة؛ إن جدول بيانات بسيط، حيث تقوم بتدوين الاعتبارات الخاصة بكل من العناصر الخمسة، سيحسن بشكل كبير عملية اتخاذ القرار لديك ويمنع الأخطاء المكلفة.

 

3. س: ما هو الخطأ الأكثر شيوعًا الذي ترتكبه الشركات عند استخدام العناصر الخمسة لأول مرة؟ 

A: إنهم يعاملون النقاط P كقائمة مرجعية وليس كنظام مترابط. الخطأ الأكبر هو التركيز بشكل كبير على "السعر" بمعزل عن غيره. على سبيل المثال، قد يؤدي "المنتج" الأرخص إلى تدمير "العملية" الخاصة بك من خلال الأعطال المستمرة ويتطلب المزيد من ساعات "الأشخاص" لإدارتها. قم دائمًا بتحليل كيفية تأثير القرار في أحد P على الأربعة الآخرين.

 

4. س: كيف نتعامل مع الموقف الذي يفضل فيه أصحاب المصلحة الداخليون لدينا بشدة المورد الذي يسجل نقاطًا ضعيفة في تقييم 5 P؟    

A: استخدم الإطار لإضفاء الطابع الشخصي على المحادثة. لا تقل فقط "أنا لا أحب هذا المورد". بدلاً من ذلك، قم بتقديم البيانات. اعرض لهم، استنادًا إلى بطاقة الأداء الخمسة، نقاط ضعف لدى المورد المفضل (على سبيل المثال، تكلفة ملكية أعلى، "مكان" أكثر خطورة، "عمليات" أضعف) وناقش بشكل تعاوني ما إذا كانت هذه المخاطر مقبولة. إنه يحول حجة ذاتية إلى مناقشة عمل موضوعية.

 

5. س: هل يمكننا استخدام النقاط الخمس لتقييم موردينا الحاليين، وليس الموردين الجدد فقط؟ 

A: بالتأكيد، ويجب عليك! قم بإجراء مراجعة سنوية أو نصف سنوية لـ 5 P مع الموردين الرئيسيين الحاليين. يساعد على تحديد مجالات التحسين في العلاقة. ربما لا يزال "منتجهم" جيدًا، ولكن "عمليتهم" الخاصة بإعداد الفواتير تسبب حزنًا لفريق المحاسبة لديك. تصبح هذه المراجعة الأساس لمراجعة الأعمال الإستراتيجية البناءة.

 

6. س: كم من الوقت يستغرق عادةً رؤية عائد استثمار ملموس بعد تنفيذ هذا الإطار؟ 

A: يمكنك أن ترى فوائد فورية من أول مشروع تقوم بتطبيقه عليه، وذلك من خلال تجنب اتخاذ قرار سيء. للحصول على عائد استثمار مالي أوسع وقابل للقياس (مثل انخفاض التكاليف أو تقليل الاضطرابات التي يسببها الموردون)، ترى معظم المؤسسات تأثيرًا واضحًا في غضون 6 إلى 12 شهرًا عندما يصبح الإطار جزءًا لا يتجزأ من ثقافتك.

 

7. س: ماذا لو كان المورد ممتازًا في العناصر الأربعة لكنه ضعيف في واحدة؟ هل يجب علينا استبعادهم تلقائيًا؟ 

A: نادرًا. الهدف هو اتخاذ القرار المتوازن، وليس الكمال. المفتاح هو فهم سياق الضعف. إذا كان المورد ضعيفًا في "المكان" (على سبيل المثال، فهو بعيد)، فهل يمكنك تخفيف ذلك من خلال "عملية" المخزون الأفضل؟ إذا كانوا ضعفاء في "الأشخاص"، فهل هذه مشكلة تدريب يمكنك المساعدة فيها؟ استخدم الإطار لتحديد المخاطر، وليس فقط للقضاء على الموردين.

 

8. س: كيف يتكامل إطار العمل هذا مع برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برنامج المشتريات الموجود لدينا؟   

A: فكر في العناصر الخمسة باعتبارها الطبقة الإستراتيجية التي توجه كيفية استخدام أدواتك. يقوم برنامجك بإدارة البيانات؛ يساعدك الإطار على تفسيره. يمكنك إنشاء حقول مخصصة في ملفات تعريف الموردين الخاصة بك للحصول على درجات 5 P أو استخدام الفئات لتنظيم مستندات طلب عرض الأسعار (RFQ) ومعايير التقييم داخل النظام.

 

9. س: من من شركتنا يجب أن يشارك في تسجيل نقاط "الأشخاص"؟ 

A: لا تدع المشتريات تسجل هذا بمفردها. يجب تقييم "الأشخاص" من قبل كل من يتفاعل معهم. يتضمن ذلك الفريق الفني الذي يفحص خبراتهم، ومدير الحساب الذي يتولى العلاقة، والفريق المالي الذي يتعامل مع جهات اتصال الفواتير الخاصة بهم. رؤية 360 درجة ضرورية.

 

10. س: لدينا موعد نهائي ضيق. هل من المقبول تخطي بعض تحليلات الـ 5 P للتحرك بشكل أسرع؟    

A: غالبًا ما تؤدي العملية المتسرعة إلى إعادة صياغة مكلفة. بدلًا من التخطي، قم بعمل نسخة "خفيفة". اقض 30 دقيقة في تقييم سريع وعالي المستوى لجميع العناصر الخمسة. وهذا غالبًا ما يكون كافيًا لظهور العلامات الحمراء الرئيسية. من الأفضل إجراء مراجعة سريعة لجميع العناصر الخمسة بدلاً من الغوص العميق في واحدة أو اثنتين فقط. تكمن قوة الإطار في الروابط بين P's.