تكاليف الشراء المخفية… يكتشف معظم البائعين وجودها في وقت متأخر جدًا
في معظم الأحيان، لا تبدو قرارات الشراء محفوفة بالمخاطر عند اتخاذها.
ردت المصنعة بسرعة. يبدو أن هذا الاقتباس يعكس روح التنافس. وجدت أن تسلسل الأحداث منطقيًا إلى حد ما. لم يكن هناك أي مؤشر واضح يدعو للقلق. في الواقع، كان العديد من القرارات التي تسبب لاحقًا في أكبر المشاكل تبدو في البداية وكأنها قرارات جيدة آمن الاختيار.
لهذا السبب، نادرًا ما يتم اعتبار أغلى أخطاء عمليات الشراء أخطاء في الوقت نفسه الذي تحدث فيه. لا تصبح هذه التغييرات مرئية إلا بعد أسابيع أو أشهر؛ عندما يصبح تغيير المسار أمرًا غير سهل، أو غير مكلف، أو حتى غير ممكن على الإطلاق.
هذا المقال ليس الهدف منه لوم القرارات السيئة. الموضوع يتعلق بفهم… تكاليف خفية لا تظهر إلا بعد بدء عملية الشراء فعليًا —ولماذا يكتشف العديد من البائعين هذه الأمور في وقت متأخر جدًا؟
عملية الشراء غير عادية لأن نتيجة أي قرار تتأخر في الظهور.
لا تشعر بتأثير الطلب عند إجرائه. تشعر بهذا عندما يتراجع الإنتاج، أو عندما تقل الأموال النقدية، أو عندما يتراكم المخزون بشكل كبير، أو عندما يتم إغلاق فرصة الإطلاق دون سابق إنذار. بحلول ذلك الوقت، يكون القرار الأصلي قد تم تثبيته بالفعل.
هناك ثلاثة أسباب تجعل هذه التكاليف مخفية:
أولاً، معظم تكاليف الشراء لا تظهر في الفواتير. ترى سعر الوحدة، رسوم الأدوات المستخدمة، وتكاليف الشحن. لا تدرك التكلفة الناجمة عن فقدان المرونة، أو بطء اتخاذ القرارات، أو عدم قدرة رأس المال على التحرك عندما تتغير الخطط.
ثانيًا، غالبًا ما تبدو قرارات الشراء صحيحة من النظرة الأولى بشكل منعزل كلما كان حد الطلب الأدنى أعلى، كانت تكلفة الوحدة الواحدة أقل. تخطي خطوة واحدة يسرع العملية بأكملها. قبول تنازل بسيط يمكن أن يساعد في تجنب النزاعات. كل خيار من هذه الخيارات معقول بحد ذاته.
ثالثًا، بحلول الوقت الذي تظهر فيه المشكلات، فإن النظام قد أصبح ملزمًا بتنفيذ تلك الإجراءات بالفعل. تم دفع المبالغ المطلوبة كودائع، وتم شراء المواد اللازمة. تم حجز مواعيد الإنتاج بالفعل. ما كان يبدو وكأنه تضحية بسيطة، يتحول في الواقع إلى أمر باهظ التكلفة للغاية إذا أردت التراجع عنه.
عندما يفكر البائعون في تكاليف الشراء، فإنهم عادةً ما يفكرون في المبالغ المالية التي يتم إنفاقها.
في الواقع، غالبًا ما تكون التكاليف الأكثر ضررًا هي… تكاليف الفرصة .
الأموال التي كان يمكن استخدامها في التسويق موجودة الآن ضمن المخزونات. الوقت الذي كان يمكن استخدامه لاختبار الطلب يتم إهداره في إعادة العمل على المنتجات. تختفي المرونة التي كانت تسمح لك بتغيير الموردين أو تعديل المواصفات بشكل هادئ.
هذا أمر شائع بشكل خاص عندما يتم اتخاذ قرارات بشأن الحد الأدنى للطلبات مبكرًا جدًا. قد يؤدي قبول كمية استيراد أكبر إلى تحسين الكفاءة الاقتصادية لكل وحدة منتجة نظريًا، لكنه قد يضعف التدفقات النقدية بشكل غير ملحوظ ويقلل من قدرتك على الاستجابة لأي تغيرات في الطلب. نرى هذا التوازن المتكرر في القرارات التي يتم فيها تحسين الكمية الدنيا المطلوبة للشراء بناءً على السعر، وليس على سرعة تداول الأموال، كما تم مناقشته سابقًا الحد الأدنى للطلب مقابل التدفق النقدي: كيف تؤثر قرارات المشتريات على الأرباح؟ .
في تلك الحالة، التكلفة لا تتعلق بالوحدات الإضافية. إنها… الخيارات التي لم تعد متاحة لك .
تأخير في عملية الإنتاج ليس بالضرورة أمرًا كارثيًا دائمًا.
ما يجعل التأخيرات مكلفة للغاية هو… ما الذي يعطلونه أو يخلبون اتزانه؟ .
قد يؤدي تأخير في الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة من قبل المصنع إلى تأجيل حملات التسويق، أو تأخير عمليات اللوجستيات، أو حتى نفاد المخزون خلال الفترات الحرجة من المبيعات. الأسوأ من ذلك، أن التأثير المالي غالبًا ما يتضاعف عندما تكون الطلبات كبيرة، لأن المزيد من الأموال تظل محتجزة في هذه الطلبات دون أن يتم بيع أي شيء.
يركز العديد من البائعين على "مدى تأخر" وصول الشحنة، بدلاً من التساؤل عن التأثير الذي يسببه هذا التأخير على العمليات اللاحقة. هذا التمييز مهم للغاية. قد يكلف التأخير لمدة أسبوع واحد قبل موسم الذروة تكلفة أكبر من التأخير لمدة شهر كامل خلال فترة الركود.
لهذا السبب، غالبًا ما تظهر الأضرار الحقيقية بعد أن يفوت المورد الموعد النهائي؛ حيث تكون خيارات التعافي محدودة، وتكون الظروف قد تغيرت بالفعل، وهو نمط تم دراسته في العديد من الحالات لقد فات المورد الموعد النهائي… ما الذي يمكنك فعله حقًا في هذه الحالة؟
تأتي بعض أكثر التكاليف الخفية إيلامًا من قرارات يتم اتخاذها بنوايا حسنة.
لخفض سعر الوحدة، يجب أن تقبل كمية استيراد أكبر.
لتجنب الاحتكاك، تمت الموافقة على تغيير طفيف في المواصفات.
لتسريع العملية، يمكنك ضغط الخطوة التي “على الأرجح لن تكون ذات أهمية”.”
في ذلك الوقت، بدت هذه الخيارات عملية ومنطقية. بل وذو خبرة كبيرة أيضًا.
لاحقًا، تظهر العواقب ببطء:
تحركات المخزون تتم ببطء أكبر مما كان متوقعًا.
تؤدي التغييرات الطفيفة في المواصفات إلى حدوث عدم تناسق بين دفعات المنتجات المختلفة.
الخطوات المتسرعة تؤدي إلى الحاجة إلى إجراء تعديلات، وهذه التعديلات تستغرق وقتًا أطول مما تم توفيره في الأصل.
قرارات تحديد السرعة قد تكون مضللة بشكل خاص. محاولة زيادة الإنتاج دون تعديل العمليات الأساسية غالبًا ما تؤدي إلى مشاكل في جودة المنتجات أو عملية التغليف، وقد يستغرق حل هذه المشاكل وقتًا أطول مما كان متوقعًا في الأصل. يظهر هذا النمط مرارًا وتكرارًا في المحاولات المبذولة لإسراع عملية بناء المصانع، كما هو موضح في… كيفية تسريع وتيرة الإنتاج في الصين دون التضحية بالجودة .
التكلفة ليست في حد ذاتها الطريق الأسرع لتحقيق الهدف… بل هي شيء آخر تمامًا إعادة تصميمها ستؤدي إلى خلق شيء جديد .
مع توسع العمليات، تصبح التعقيدات واحدة من أكثر تكاليف الشراء التي يتم التقليل من شأنها.
وجود عدة رقم تسلسليات للمنتجات، وتداخل الجداول الزمنية، وضرورة التنسيق مع الموردين، بالإضافة إلى الحاجة إلى موافقات من مختلف الفرق… لا يتم تضمين أي من هذه العوامل ضمن قوائم المهام المحددة، لكن كلها تؤدي إلى إبطاء عملية اتخاذ القرارات. كل متغير إضافي يزيد من مقاومة الاحتكاك، والاحتكاك يستهلك الوقت والانتباه.
لهذا السبب، غالبًا ما تبدو مشاكل المشتريات "صعبة التفسير" عندما تحدث. لا يبدو أن هناك شيئًا مكسورًا بشكل واضح. كل شيء يستغرق وقتًا أطول فقط. تتطلب القرارات مزيدًا من التنسيق والتوافق. المشاكل الصغيرة تتراكم مع الوقت.
مع مرور الوقت، تزيد التعقيدات من العبء على قدرات القيادة. يزداد إرهاق اتخاذ القرارات. أوقات الاستجابة بطيئة. تصبح المنظمة أقل مرونة، وليس لأن أحداً ارتكب خطأً، ولكن لأن لا أحد أخذ في الاعتبار التكاليف التشغيلية الناجمة عن تعقيدات العمليات نفسها.
بحلول الوقت الذي تصبح فيه تكاليف الشراء المخفية واضحة، فإن معظم البائعين قد تجاوزوا بالفعل المرحلة التي يمكن فيها تصحيح الأمور بسهولة.
لقد بدأت عملية الإنتاج. الودائع غير قابلة للاسترداد. تم تثبيت خطط الشحن بالفعل. تم تحديد التزامات التسويق بالفعل. لم يعد التكلفة أمرًا نظريًا فقط؛ بل أصبحت جزءًا لا يتجزأ من النظام نفسه.
لهذا السبب، غالبًا ما تكون نتائج التحقيقات بعد الوفاة متشابهة:
“لم نعتقد أن هذا الأمر سيكون مهمًا.”
“في ذلك الوقت، بدا الأمر منطقيًا.”
“خططنا لإصلاحه لاحقًا.”
الحقيقة هي أن قرارات الشراء من الأصعب تقييمها قبل ذلك إنها مهمة للغاية… وأغلى أيضًا بعد ذلك إنهم يفعلون ذلك بالفعل.
لا يوجد أي عملية شراء خالية من المخاطر. كل قرار يتطلب التضحية بشيء ما مقابل الحصول على شيء آخر.
الفرق بين العمليات التفاعلية والعمليات المرنة لا يكمن في الكمال، بل في القدرة على رؤية التفاصيل بوضوح. تُتخذ قرارات الشراء القوية بناءً على فهم أوضح للعواقب المترتبة عليها، مثل كيفية تحرك الأموال، وكيفية تفاعل الجداول الزمنية مع بعضها البعض، وكيفية الحفاظ على المرونة في عمليات الشراء.
هذا الأمر مهم بشكل خاص في المراحل المبكرة من دورة حياة المنتج، عندما يتم تحديد التصاميم وجداول التنفيذ والتطوير بشكل نهائي. بمجرد اتخاذ هذه القرارات، كما هو موضح… خط زمني لتطوير المنتجات في الصين: من الفكرة إلى الإنتاج الضخم يتقلص المجال المتاح للتحرك بسرعة كبيرة.
عدم معرفة التكلفة الكاملة مسبقًا لا يزيل المخاطر. يتيح لك اختيار ما تريد أي المخاطر التي أنت على استعداد لتحملها.
معظم حالات الفشل في عمليات الشراء لا تنجم عن سوء التقدير. يتم تسبيبها بواسطة… القرارات التي تتخذ دون فهم كامل لتكاليفها على المدى الطويل .
يتعلم بعض البائعين هذا الأمر من خلال التجربة والمحاولات المتكررة، وأحيانًا من خلال دروس باهظة الثمن. يفضل البعض إضافة هذا الجانب من وجهة النظر في وقت مبكر، قبل أن تصبح الالتزامات ثابتة وتختفي الخيارات المتاحة.
على أي حال، كلما ظهرت التكاليف المخفية مبكرًا، قلّت تكلفتها بشكل أكبر.
تُعد تكاليف الشراء المخفية خسائر غير مباشرة لا تظهر في الفواتير، مثل الأموال المعطلة، وفقدان المرونة، وتأخير عمليات الإطلاق، وإعادة العمل على المنتجات، بالإضافة إلى التباطؤ في اتخاذ القرارات الناتج عن اختيارات الموردين في مراحل مبكرة.
لأن قرارات الشراء تبدأ في إحداث تأثيرها تدريجياً على مر الزمن. تتم تحديد مبالغ الودائع والكميات الدنيا المطلوبة للطلبات وجداول الإنتاج في وقت مبكر جدًا، قبل أن يصبح تأثيرها على التدفقات النقدية أو الجداول الزمنية أو المخزون واضحًا.
ليس دائمًا… لكن التركيز فقط على سعر الوحدة غالبًا ما يتجاهل التكاليف المرتبطة بالحد الأدنى للطلب، والتأخيرات، وإعادة تصنيع المنتجات بسبب مشاكل في الجودة، بالإضافة إلى التعقيدات العملياتية، والتي قد تفوق في النهاية الوفورات الأولية التي يمكن تحقيقها.
تؤدي الكميات المطلوبة الأعلى إلى خفض تكلفة الوحدة، لكنها تزيد من المخاطر المالية ومخاطر المخزون. إذا تغير الطلب أو حدثت تأخيرات في الإنتاج، فإن التأثير المالي سيكون أكبر بكثير.
نعم. عند الإسراع في عملية الإنتاج دون تعديل الخطوات المتبعة، غالبًا ما تنشأ مشاكل في الجودة أو أخطاء في التغليف، أو يتعين إعادة العمل على المنتجات، مما يؤدي في النهاية إلى استهلاك وقت ومال أكثر مما كان مخططًا له في الأصل.
من خلال تقييم القرارات بناءً على تأثيرها اللاحق، وليس فقط على السعر أو السرعة، وفهم كيفية تأثير هذه الاختيارات على التدفقات النقدية والمرونة وخيارات التعافي في حال تغيرت الخطط.
لا يمكن القضاء عليها تمامًا، ولكن يمكن تقليل تأثيرها عن طريق تحسين الرؤية في مراحل مبكرة، قبل دفع المبالغ المستحقة واتخاذ قرارات الإنتاج النهائية.
تواصل معنا
اتصل بنا: +86 193 7668 8822
Email:[email protected]
أضف: المبنى ب، رقم 2، طريق هي إير إير، مجتمع داوانغشان، شارع شاجينغ، منطقة باوآن، شنتشن، الصين
@خيول مظلمة تثير الحماس…
EN
ar
da
nl
fr
hu
it
pl
pt
es
sv
de
cs
ga
ro
sk
tr
hi
ru
bn
