ما هو طلب عرض الأسعار (RFQ) في المشتريات؟ ال  

تصور هذا: أنت بحاجة إلى شراء 500 كرسي مكتب جديد. تتصل بثلاثة موردين مختلفين، ويعطيك كل منهم سعرًا مختلفًا وتاريخ تسليم مختلفًا ويتضمن أشياء مختلفة في عرضهم. كيف يمكنك مقارنتها بشكل عادل؟ كيف تعرف أنك تحصل على أفضل صفقة، وليس فقط السعر الأرخص؟  

هذه هي المشكلة بالضبط أ طلب عرض الأسعار (RFQ)  تم تصميمه لحل.

إذا كنت جديدًا في مجال المشتريات أو تحتاج فقط إلى تجديد معلوماتك، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. لن يقتصر هذا الدليل على تحديد طلب عرض الأسعار فحسب، بل سنوضح لك كيفية استخدامه بالضبط، مع استكماله بأمثلة واقعية وقوالب مجانية يمكنك استخدامها اليوم. 

دعونا نتعمق. 

 

 

تعريف RFQ: الأمر كله يتعلق بالأسعار التنافسية  

 

باختصار، طلب عرض الأسعار (RFQ) هو مستند رسمي ترسله إلى الموردين عندما تعرف بالضبط ما تحتاجه وتكون جاهزًا للشراء.   

هدفها الأساسي هو الحصول على أسعار قابلة للمقارنة. أنت لا تبحث عن أفكار أو حلول إبداعية؛ أنت تطرح سؤالاً بسيطًا: "من أجل هذا الشيء المحدد ، ما هو أفضل الأسعار لديك؟" 

يمكنك استخدام طلب عرض الأسعار (RFQ) عندما تكون متطلباتك واضحة وقابلة للقياس ومن غير المرجح أن تتغير. فكر في أشياء مثل:   

• 500 وحدة من طراز كمبيوتر محدد 

• 10.000 متر من درجة معينة من الفولاذ 

• خدمات تنظيف المكاتب لمبنى مساحته 50,000 قدم مربع لمدة سنة واحدة  

المفتاح هنا هو التوحيد. ومن خلال إرسال نفس المتطلبات التفصيلية إلى موردين متعددين، فإنك تجبرهم على التنافس على قدم المساواة. وهذا يجعل قرارك يعتمد على البيانات، وليس على أساس الشعور الغريزي. 

 

RFQ مقابل RFP مقابل RFI: التغلب على الارتباك     

 

هذا هو المكان الذي يتعثر فيه الكثير من الناس. ترتبط هذه الاختصارات الثلاثة ببعضها البعض، ولكنها تخدم أغراضًا مختلفة جدًا. إليك أبسط طريقة للتفكير في الأمر: 

 

	متى تستخدمه	السؤال الأساسي الذي تطرحه
RFI (طلب المعلومات)	أنت تستكشف السوق.	"ماذا يمكنك أن تفعل؟"
طلب تقديم العروض (طلب تقديم العروض)	لديك مشكلة معقدة وتحتاج إلى حل.	"كيف يمكنك حل هذا؟"
RFQ (طلب عرض الأسعار)	أنت تعرف بالضبط ما تحتاجه ومستعد للشراء.	"ما هو سعرك لهذا؟"

 

ها هي الصفقة: إن إرسال طلب تقديم العروض عندما تحتاج إلى طلب عرض الأسعار سوف يزعج الموردين بعمل غير ضروري. إن إرسال طلب عرض الأسعار عندما تحتاج إلى طلب تقديم العروض سيوفر لك أسعارًا للحلول التي لا تلبي احتياجاتك فعليًا. اختيار الأداة الصحيحة هو نصف المعركة. 

 

عملية طلب عرض الأسعار المكونة من 7 خطوات: خريطة طريق للنجاح  

 

 

تعتبر عملية طلب عرض الأسعار الرائعة منهجية. فهو يضمن العدالة والشفافية ويحصل على أفضل النتائج. دعونا كسرها. 

الخطوة 1: حدد متطلباتك  
قبل أن تكتب كلمة واحدة، كن واضحًا بنسبة 100% بشأن ما تشتريه. إنشاء ورقة مواصفات مفصلة. بالنسبة لكراسي المكتب، سيشمل ذلك الأبعاد والمواد وسعة الوزن واللون. الغموض هنا هو أكبر عدو لك.

الخطوة 2: بناء الخاص بك القائمة المختصرة للموردين 
لا يمكنك فقط اختيار الأسماء من القبعة. حدد 3-5 من الموردين المؤهلين الذين لديهم سجل حافل في تقديم ما تحتاجه. يعد هذا التأهيل المسبق أمرًا بالغ الأهمية لتوفير الوقت لاحقًا.

الخطوة 3: صياغة وثيقة طلب عرض الأسعار 
هذا هو المخطط الخاص بك. يتضمن طلب عرض الأسعار القوي:

• خلفية واضحة والتعليمات

• مفصل المواصفات الفنية 

• المصطلحات التجارية (تاريخ التسليم، وشروط الدفع، وما إلى ذلك)

• تنسيق إرسال واضح (استخدم القالب الخاص بنا أدناه!)

الخطوة 4: إطلاق وإدارة الاتصالات  
إرسال طلب عرض الأسعار إلى جميع الموردين في نفس الوقت. حدد موعدًا نهائيًا واقعيًا (عادةً 1-3 أسابيع). كن متاحًا للإجابة على أي أسئلة توضيحية، وشارك الإجابات معها  الجميع مقدمي العروض للحفاظ على العدالة. 

الخطوة 5: تلقي وتنظيم الردود  
عندما تأتي علامات الاقتباس، قم بتسجيلها في جدول بيانات موحد. وهذا يجعل الخطوة التالية أسهل بكثير.

الخطوة 6: التقييم والجائزة  
هذا لا يتعلق فقط باختيار أقل رقم. قم بإنشاء بطاقة أداء بسيطة. قم بتقييم كل مورد بناءً على السعر ووقت التسليم والأداء السابق. قد يأتي أقل سعر من مورد معروف بعدم الالتزام بالمواعيد النهائية، فهل هذه مخاطرة يمكنك تحملها؟

الخطوة 7: استخلاص المعلومات وعلى متن الطائرة  
قم بإخطار المورد الفائز، وبنفس القدر من الأهمية، قم بإبلاغ الآخرين بسبب عدم اختيارهم. وهذا يبني علاقات جيدة طويلة الأمد. ثم انتقل بسرعة إلى توقيع العقد.

 

RFQ في العالم الحقيقي 

 

 

النظرية جيدة، لكن الممارسة أفضل. دعونا نلقي نظرة على كيفية عمل هذا عبر الصناعات المختلفة. 

المثال 1: التصنيع - تحديد مصادر مكون مخصص  

• سيناريو: أنت بحاجة إلى 5000 دعامة من الألومنيوم مُصنعة خصيصًا. 

• يجب تحديد طلب عرض الأسعار: الرسومات الفنية (ملفات CAD)، ودرجة المواد (على سبيل المثال، الألومنيوم 6061)، والتفاوتات، وتشطيب السطح، ومتطلبات التعبئة والتغليف. 

• سؤال المورد: بدون هذه التفاصيل، قد يقوم أحد الموردين بعرض أسعار لسبيكة أضعف، وقد يقوم مورد آخر بإضافة تشطيبات باهظة الثمن لا تحتاج إليها. مقارناتك ستكون عديمة القيمة. 

المثال 2: شراء تكنولوجيا المعلومات - شراء أجهزة الكمبيوتر المحمولة  

• السيناريو: تجهيز فريق جديد من 50 موظفا.   

• يجب أن يحدد طلب عرض الأسعار ما يلي: الطراز الدقيق أو الحد الأدنى من المواصفات (وحدة المعالجة المركزية، وذاكرة الوصول العشوائي، ومحرك الأقراص SSD)، والبرامج المضمنة، ومدة الضمان، وجدول التسليم.     

• نصيحة احترافية: اطلب التكلفة الإجمالية للملكية  (TCO)، والذي يتضمن سعر الإصلاحات المستقبلية المحتملة أو الضمان الممتد، وليس فقط سعر الملصق.

 

طلب عرض الأسعار الحديث: دمج الاستدامة

 

اليوم، لا يقتصر الشراء على التكلفة فقط. يتعلق الأمر بالقيمة. وهذا يشمل القيمة البيئية والاجتماعية. يعد طلب عرض الأسعار (RFQ) الخاص بك أداة قوية لتوجيهك أهداف الاستدامة .

يمكنك بسهولة إضافة قسم الاستدامة إلى طلب عرض الأسعار الخاص بك بأسئلة مثل: 

• "ما هي نسبة المواد المعاد تدويرها المستخدمة في هذا المنتج؟"  

• "هل يمكنك تقديم توثيق لممارسات العمل الأخلاقية الخاصة بك؟"  

• "ما هي سياسة شركتك بشأن الحد من انبعاثات الكربون؟"  

يشير هذا للموردين إلى أنك تقدر الممارسات التجارية المسؤولة، ويمنحك بيانات ملموسة لتأخذها في الاعتبار عند اتخاذ قرارك. 

 

5 أخطاء شائعة في طلب عرض الأسعار تكلفك الوقت والمال 

 

لقد رأينا هذه الأخطاء مرارًا وتكرارًا. تجنبهم، وسوف تكون في الطليعة. 

1. مواصفات غامضة: "نحن بحاجة إلى بعض كراسي المكتب" سوف تحصل على عروض أسعار مختلفة تمامًا. كن محددًا. 

2. تجاهل التكلفة الإجمالية للملكية: قد يكون للمنتج الأرخص تكاليف صيانة عالية أو عمر افتراضي قصير. فكر فيما يتجاوز السعر الأولي. 

3. فقير التأهيل المسبق للموردين : إن إرسال طلب عرض الأسعار إلى مورد غير مؤهل يضيع وقت الجميع. قم بواجبك المنزلي أولاً.  

4. معايير تقييم غير واضحة: إذا كان الموردون لا يعرفون كيف ستحكم عليهم (على سبيل المثال، 70% سعر، 30% سرعة تسليم)، فلن يتمكنوا من تقديم أفضل عرض لديهم.     

5. "الثقب الأسود" للتواصل: عدم الرد على الأسئلة أو الفشل في تقديم تعليقات لمقدمي العروض غير الناجحين يحرق الجسور.  

 

اختيار أدواتك: من جداول البيانات إلى المنصات المتخصصة

 

تعتمد كيفية إدارة عملية طلب عرض الأسعار (RFQ) الخاصة بك على مدى تعقيد وحجم عملية الشراء الخاصة بك.   

• جداول البيانات والبريد الإلكتروني: مثالي للشركات الصغيرة التي لديها طلبات عرض أسعار بسيطة وغير متكررة. إنها مجانية ومرنة، ولكنها يمكن أن تصبح فوضوية بسرعة. 

• منصات التوريد الإلكتروني : تعمل أدوات مثل Fairmarkit أو Deep Stream على أتمتة العملية بأكملها، بدءًا من إرسال طلبات عروض الأسعار وحتى جمع الاستجابات وتحليلها. يعد هذا توفيرًا كبيرًا للوقت بالنسبة للمصادر المتكررة والمعقدة.     

• برامج المشتريات الكاملة: تعمل حلول مثل Sievo أو Coupa على دمج طلبات عروض الأسعار في نظام بيئي أكبر للمشتريات، وربطها بالعقود، وتحليلات الإنفاق، والفواتير.     

يجب أن يعتمد اختيارك على سؤال واحد: ما مقدار الوقت الذي نهدره حاليًا في مهام طلب عرض الأسعار اليدوية؟

 

خطة العمل الخاصة بك ومجموعة الأدوات المجانية

 

أنت الآن مجهز لتشغيل عملية طلب عرض الأسعار بشكل عادل وفعال وتقدم قيمة حقيقية. 

وإليك كيفية البدء: 

1. تحديد مشروع تجريبي بمتطلبات واضحة ومباشرة. 

2. قم بتنزيل مجموعة أدوات طلب عرض الأسعار المجانية الخاصة بنا للبدء. 

3. قم بتشغيل RFQ الخاص بك باستخدام العملية المكونة من 7 خطوات الموضحة أعلاه.     

 

الأسئلة المتداولة: إتقان عملية طلب عرض الأسعار

 

1. س: كم عدد الموردين الذين يجب أن أرسل إليهم طلب عرض الأسعار؟ 

A: هناك بقعة حلوة. إن الإرسال إلى 2-3 موردين فقط قد لا يخلق منافسة كافية. يعد الإرسال إلى 10+ أمرًا غير فعال ومرهقًا لك وعليهم. نوصي بقائمة مختصرة من 4 إلى 6 موردين مؤهلين مسبقًا   . يمنحك هذا مجموعة صحية من الخيارات للمقارنة دون إرهاق قدرتك على إدارة العملية بفعالية.  

 

2. س: ماذا علي أن أفعل إذا طلب المورد توضيحًا بعد أن أرسلت طلب عرض الأسعار؟ 

A: هذا أمر شائع وعلامة على وجود مورد ملتزم. القاعدة الذهبية هي الشفافية والعدالة. أجب عن السؤال بوضوح، ثم أرسل هذا التوضيح الدقيق إلى كل  المورد الذي تلقى طلب عرض الأسعار. وهذا يضمن تكافؤ الفرص ويمنع أي مزايد من الحصول على ميزة المعلومات. 

 

3. س: هل طلب عرض الأسعار ملزم قانونًا بمجرد أن يقدم المورد عرض أسعار؟ 

A: لا، ليس عادة. إن طلب عرض الأسعار (RFQ) هو دعوة للموردين لتقديم عرض (عرض أسعارهم). لست ملزما بقبول أي منهم. يتم تشكيل العقد القانوني فقط عند إصدار عقد رسمي أمر الشراء (PO) أو توقيع عقد بناءً على هذا الاقتباس. قم دائمًا بتضمين لغة في طلب عرض الأسعار الخاص بك تشير إلى أنها ليست التزامًا بالشراء.

 

4. س: جاء عرض أسعار المورد أقل بكثير من الأسعار الأخرى. هل هذا هو الخيار الأفضل دائما؟ 

A: كن حذرا. يمكن أن يكون الاقتباس الأقل بشكل ملحوظ علامة حمراء. ربما أساء المورد فهم المتطلبات، أو استخدم مواد أقل جودة، أو ارتكب خطأ في التكاليف (والذي قد يحاول تصحيحه لاحقًا). تقع على عاتقك مسؤولية التدقيق في هذا الاقتباس بعناية أكبر وطرح أسئلة توضيحية قبل منح العمل.

 

5. س: هل يمكنني التفاوض بعد تلقي ردود طلب عرض الأسعار؟ 

A: قطعاً. غالبًا ما تفتح عملية طلب عرض الأسعار الباب للتفاوض. يمكنك العودة إلى المورد (الموردين) المفضل لديك والاستفسار عما إذا كان بإمكانهم تحسين عروضهم، خاصة إذا كان لديك عرض أكثر تنافسية من مورد مؤهل آخر. غالبًا ما تضمن لك هذه الخطوة الأخيرة شروطًا أو أسعارًا أفضل.

 

6. س: ما هي المدة التي يجب أن أمنحها للموردين للرد؟ 

A: ذلك يعتمد على التعقيد. بالنسبة للأشياء البسيطة والجاهزة، 1-2 أسابيع    عادة ما يكون كافيا. بالنسبة للسلع أو الخدمات الأكثر تعقيدًا والمصممة حسب الطلب، اسمح بذلك 2-4 أسابيع   . كن واقعيًا دائمًا - يمكن أن يؤدي استعجال الموردين إلى تقديم عروض أسعار غير دقيقة أو تثبيط أفضل الشركاء لديك عن تقديم العطاءات.  

 

7. س: ما هي أفضل طريقة للتعامل مع المورد الحالي (مزود الخدمة الحالي لدينا)؟ 

A: أشركهم في هذه العملية، لكن لا تمنحهم معاملة خاصة. يجب أن يتنافسوا بنفس الشروط مثل الموردين المحتملين الجدد. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية للتحقق من أنك لا تزال تحصل على سعر السوق العادل والخدمة الجيدة. في بعض الأحيان يفوز شاغل الوظيفة، وتعزز العملية قيمته؛ وفي أوقات أخرى، تجد شريكًا أفضل.

 

8. س: رفض أحد الموردين الرئيسيين المشاركة في طلب عرض الأسعار الخاص بنا. لماذا يفعلون هذا؟ 

A: هناك بعض الأسباب الشائعة. قد يكونون بكامل طاقتهم ومشغولين للغاية بحيث لا يمكنهم القيام بعمل جديد. قد لا يكون طلب عرض الأسعار (RFQ) الخاص بك جذابًا من الناحية المالية بما يكفي بالنسبة لهم. أو قد ينظرون إلى عمليتك على أنها غير عادلة أو متحيزة تجاه منافس أرخص. من الجدير إجراء مكالمة متابعة مهذبة لفهم أسبابهم، فملاحظاتهم يمكن أن تكون لا تقدر بثمن.

 

9. س: هل يجب علينا دائمًا الترسية على مقدم العرض المؤهل الأقل سعرًا؟ 

A: ليس بالضرورة. الهدف هو الأفضل قيمة، وليس فقط الأدنى سعر . لك معايير التقييم  يجب أن تعكس هذا. إذا كان المورد أكثر تكلفة بنسبة 5% ولكنه يقدم وقت تسليم أفضل بنسبة 10% ودعمًا فائقًا لما بعد البيع، فقد يقدم قيمة إجمالية أكبر لشركتك. استخدم نموذج التسجيل لاتخاذ هذا القرار بموضوعية. 

 

10. س: نستخدم التوقيعات الرقمية. هل يعتبر الاقتباس المرسل عبر البريد الإلكتروني مع التوقيع الرقمي صالحًا؟ 

A: في معظم سياقات الأعمال، نعم. عادةً ما يعتبر التوقيع الإلكتروني أو حتى عرض الأسعار الرسمي على ورق الشركة المرسل عبر البريد الإلكتروني عرضًا صالحًا وملزمًا من المورد. فقط تأكد من أن شروط طلب عرض الأسعار الخاصة بك تنص على أن عمليات الإرسال الإلكترونية مقبولة.