قرارات الشراء التي يكاد يكون من المستحيل تغييرها

في عملية الشراء، عادةً ما لا تبدو الأخطاء التي تحدث ذات تأثير كبير عند حدوثها.

نادراً ما تكون هناك لحظة يحدث فيها كل شيء بشكل خاطئ بوضوح. في كثير من الأحيان، ينظر البائعون إلى الوراء بعد عدة أشهر ويقولون نفس الجملة:

“في ذلك الوقت، بدا الأمر منطقيًا.”

هذا بالضبط ما يجعل قرارات الشراء خطيرة. ليس لأنهم متهورون، ولكن لأن بعضهم يقوم بهدوء بإرشادك إلى طرق صعبة للغاية، أو مكلفة للغاية، أو يصعب التراجع عنها فيما بعد.

هذا المقال ليس عن قصص مروعة عن الموردين أو علامات خطر واضحة. الأمر يتعلق ب… قرارات مبكرة تبدو صغيرة ، وتمرير الموافقة الداخلية بسهولة، ثم تصبح في ما بعد شبه مستحيلة الرجوع عنها.

قرارات الشراء القابلة للعكس مقابل القرارات غير القابلة للعكس

قبل البدء، من المفيد تقسيم خيارات الشراء إلى فئتين:

قرارات قابلة للتغيير: أخطاء يمكن تصحيحها مع مرور الوقت أو بإنفاق المال
قرارات غير قابلة للتغيير (أو شبه غير قابلة للتغيير): الخيارات التي تقلل بشكل دائم من مرونتك

معظم التكاليف الخفية المرتبطة بعمليات الشراء لا تنشأ نتيجة القيام بأي عمل معين خاطئ —يأتي ذلك نتيجة اتخاذ قرارات مبكرة جدًا، بينما كان ينبغي أن تظل هذه القرارات مرنة لفترة أطول.

١. تأمين حد أدنى مرتفع للطلب قبل إثبات الحاجة إليه

غالبًا ما تبدو المتطلبات الكبيرة لكميات الشراء كخيارات شرائية ذكية. يدرك العديد من البائعين الجوانب السلبية لهذا الأمر فقط في وقت لاحق، عندما يصبح التدفق النقدي محدودًا وتختفي المرونة في التصرفات التجارية… وهذه مشكلة مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بطريقة تأثير الكميات الدنيا المطلوبة على جداول التوريد الكلية.

انخفاض تكلفة الوحدة الواحدة. تعاون أفضل بين المصانع. جداول بيانات أكثر نظافة.

ما هو أقل وضوحًا هو ما يحدث فعلاً بعد ذلك تم وضع الطلب:

أموال نقدية محتجزة لعدة أشهر
قدرة محدودة على التكيف في حال تغير الطلب
الضغط الذي يدفع إلى زيادة المخزون بدلاً من تحسين جودة المنتج

بمجرد بدء عملية الإنتاج، لا يعد الحد الأدنى للطلب مجرد رقم، بل يصبح قيدًا يؤثر على كل القرارات التي تُتخذ لاحقًا: سواء كانت تتعلق بالتسعير أو التسويق أو التخزين، بل حتى توقيت طرح المنتج في السوق.

لهذا السبب بالذات التوريد المبني على الحد الأدنى للطلب هي واحدة من أكثر القرارات شيوعاً التي يندم عليها البائعون—but can’t easily undo.

2. دفع الوديعة قبل أن تتم تأكيد المواصفات بشكل نهائي

الإيداعات تشعر بأنها روتينية. النسبة المخفضة القياسية هي ثلاثون بالمائة.

لكن في اللحظة التي يتم فيها دفع الوديعة، يتغير معدل الرافعة المالية.

حتى الشكوك الصغيرة—مثل تفاصيل التغليف غير المكتملة، والتسامح المحدد بشكل فضفاض، والمكونات التي نقول عنها "سنؤكد لاحقًا"—تصبح فجأة مكلفة عند تعديلها. لهذا السبب، غالبًا ما يكون توقيت إيداع المبالغ أكثر أهمية مما يتوقعه البائعون، خاصة بعد بدء عملية التخطيط للإنتاج.

يفترض العديد من البائعين أنهم قادرون على تحسين التفاصيل خلال الإنتاج. في الواقع، هذا هو الوقت الذي تبدأ فيه الجداول الزمنية بالتمدد، ويبتدىء إعادة العمل، وتبدأ التكاليف في الزيادة بصمت.

بمجرد أن تقوم المصنعة بتحديد جداول توريد المواد والعمالة، فإن أي تغييرات تصبح ليست مجرد مفاوضات، بل تتحول إلى عوائق حقيقية تعيق سير العمليات بشكل طبيعي.

٣. اختيار المصنع بناءً على ما يُعلن عن قدراته، وليس على القيود المفروضة عليه

تقريبًا كل مصنع يدعي أنه قادر على تصنيع منتجك.

قليل جدًا من الأشخاص من يشرحون بوضوح ما الذي يفعلونه لا يمكن افعلها.

قد تبدو هذه القرارة غير ضارة في البداية. العينات تبدو مقبولة. التواصل سلس تمامًا. الأسعار المقدمة تنافسية.

تظهر المشكلة لاحقًا، عندما يتم توسيع نطاق الإنتاج وتبدأ المصانع في التعامل مع قيودها الخاصة بطرق ارتجالية؛ مثل استبدال المواد، أو تعديل العمليات، أو التقليل من عمليات فحص الجودة.

عندما تظهر هذه المشكلات، فإن تغيير المصانع غالبًا ما يعني…:

إعادة أخذ العينات
إعادة التصميم
إعادة تحديد معايير الجودة

وهذا يجعل القرار الأصلي في الواقع غير قابل للتغيير.

4. تصميم أدوات أو قوالب بدون خيارات للخروج

يبدو أن استخدام الأدوات المصممة خصيصًا يمثل تقدمًا حقيقيًا.

كما أنه يخلق اعتمادًا متبادلًا بين الأطراف.

بمجرد إنشاء القوالب، فإنها تجعلك مقيدًا بمصنع معين، وطريقة إنتاج معينة، وهيكل تكاليف معين أيضًا. نقلها ممكن تقنيًا—but نادرًا ما يكون بسيطًا أو رخيصًا.

لهذا السبب فإن قرارات الأدوات المتخذة مبكرًا—دون شروط واضحة للملكية، أو حقوق التعديل، أو خيارات النسخ الاحتياطي—تُعد من أصعب القرارات التي يمكن عكسها لاحقًا.

يُدرك العديد من البائعين ذلك فقط عندما تظهر مشكلات في الجودة ويصبح من المستحيل فجأة تغيير الموردين.

٥. هيكلة عمليات الشراء بناءً على السرعة بدلاً من التكلفة

تبدو الجداول الزمنية السريعة فعالة للغاية. لكن عندما تصبح السرعة هي الأولوية الوحيدة، فإن البائعين يواجهون في كثير من الأحيان نفس المشكلات اللاحقة التي تمت مناقشتها في حالات التأخير في الإنتاج في العالم الواقعي، حيث تختفي خيارات الاسترداد بهدوء.

ولكن أنظمة الشراء التي يتم تصميمها فقط للسرعة غالباً ما تفتقر إلى طرق الاسترداد عندما يحدث خطأ ما.

تترك الجداول الزمنية المضغوطة مساحة ضئيلة جدًا…:

إعادة الفحص
إجراء تصحيحي
مساءلة الموردين

عند حدوث تأخيرات أو عيوب، يكتشف البائعون أنهم لا يمتلكون وقتاً احتياطياً، ولا موردين بديلين، ولا أي وسائل للضغط وفقاً للعقود.

القرار الأصلي - أن تحسين الأداء من أجل زيادة السرعة يقوم بحذف الخيارات بصمت، قبل ظهور المشاكل بفترة طويلة.

لماذا من الصعب جدًا تغيير هذه القرارات؟

تشترك هذه الخيارات في ثلاث صفات مشتركة:

يشعرون أن مواقفهم معقولة عند النظر إليها بشكل منفصل
غالبًا ما يتم الموافقة عليها مبكرًا من أجل "ضمان استمرارية سير الأمور"”
يتضح التكلفة الحقيقية لها بعد عدة أشهر

عندما تظهر العواقب، فإن تغيير المسار عادةً ما يعني إعادة بدء العمليات من جديد، أو إلغاء قيمة المخزون، أو تحمل الخسائر.

لهذا السبب لا تُسبب العديد من حالات فشل الاختيار موردين سيئين، بل بقرارات مبكرة أزالت المرونة.

طريقة أفضل للتفكير في قرارات الشراء

يقوم المشترون ذوو الخبرة بتقييم قرارات التوريد بطريقة مختلفة.

بدلاً من طرح السؤال…:

“هل هذا كافٍ للمضي قدمًا؟”

يسألون:

“إذا تبين أن هذا الأمر خاطئ، فما مدى صعوبة تصحيح الوضع؟”

هذا التحوّل الوحيد — من السرعة إلى القابلية للعكس — يُغيّر طريقة التفاوض حول الحد الأدنى لكميات الطلب، وتوقيت الدفعات المقدمة، واختيار المصانع، ووضع الجداول الزمنية.

الخاتمة

نادراً ما تظهر مشاكل في عمليات الشراء في نفس اللحظة التي يتم فيها اتخاذ القرار.

إنها تتراكم بهدوء — مغلقة داخل التزامات مبكرة بدت غير ضارة في حينها.

الهدف ليس تجنب جميع المخاطر. إنه من أجل… أجل اتخاذ القرارات التي لا رجعة فيها حتى تحصل على معلومات كافية .

لأنه في عملية البحث عن الموردين، غالبًا ما تكون المرونة أكثر قيمة من السرعة… وهي أيضًا أقل تكلفة بكثير من الندم لاحقًا.

سابق

ما الذي يجعل الموردين يأخذون المشترين على محمل الجد؟

تكاليف الشراء المخفية… يكتشف معظم البائعين وجودها في وقت متأخر جدًا